Hoe maak ik een kostenplaatsen zichtbaar voor declaratie indieners?
Let op: de acties waar we naar verwijzen in dit artikel kunnen alleen worden uitgevoerd door een Klippa gebruiker met admin rechten.
Door gebruikers en kostenplaatsen aan bepaalde groepen te koppelen, kan je precies bepalen welke indiener, welke kostenplaats wel of niet mag selecteren bij het indienen van een declaratie. Onderstaande voorbeelden illustreren hoe dit werkt:
Voorbeeld 1: Medewerkers van de vestiging Frankfurt mogen enkel indienen op de kostenplaats "Frankfurt". Door een groep "Frankfurt" aan te maken, kan je de medewerkers die in de vestiging Frankfurt werkzaam zijn, toevoegen aan de groep "Frankfurt". Vervolgens koppel je de kostenplaats "Frankfurt" ook aan de groep "Frankfurt. Zo zorgen we ervoor dat deze medewerkers alleen deze kostenplaats kunnen selecteren.
Voorbeeld 2: Eén deel van de medewerkers mag op alle kostenplaatsen behalve op kostenplaats "Hoofdkantoor" declaraties indienen. Om dit mogelijk te maken, koppel je alle kostenplaatsen behalve "Hoofdkantoor" aan de groep "Alle gebruikers". Dit deel van de declaratie indieners voeg je ook toe aan de groep "Alle gebruikers". Zo zorgen we ervoor dat deze groep wel de andere kostenplaatsen kan selecteren. Een andere groep medewerkers die wél op kostenplaats "Hoofdkantoor" mag declareren, voeg je vervolgens aan de groep "Alle gebruikers" én de groep "Hoofdkantoor" toe. De kostenplaats "Hoofdkantoor koppel je enkel aan de groep "Hoofdkantoor". Zo zorgen we ervoor dat deze groep álle kostenplaatsen, inclusief de kostenplaats "Hoofdkantoor" kan selecteren bij het indienen van een declaratie.
Mocht je nog geen kostenplaatsen, gebruikers en/of groepen hebben toegevoegd, check dan eerst even onderstaande artikelen waarin we uitleggen hoe je deze toevoegt.
Hoe voeg ik kostenplaatsen toe? / Hoe synchroniseer ik de kostenplaatsen, kostendragers en projecten uit mijn gekoppelde boekhoudpakket?
Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe?
Hoe maak ik groepen?
Om te zorgen dat kostenplaatsen zichtbaar zijn voor indieners van declaraties is het belangrijk dat:
De kostenplaatsen zijn gekoppeld aan groepen. In dit artikel lees je hoe dit moet.
De declaratie indieners zijn gekoppeld aan groepen. In dit artikel lees je hoe dit moet.
Door gebruikers en kostenplaatsen aan bepaalde groepen te koppelen, kan je precies bepalen welke indiener, welke kostenplaats wel of niet mag selecteren bij het indienen van een declaratie. Onderstaande voorbeelden illustreren hoe dit werkt:
Voorbeeld 1: Medewerkers van de vestiging Frankfurt mogen enkel indienen op de kostenplaats "Frankfurt". Door een groep "Frankfurt" aan te maken, kan je de medewerkers die in de vestiging Frankfurt werkzaam zijn, toevoegen aan de groep "Frankfurt". Vervolgens koppel je de kostenplaats "Frankfurt" ook aan de groep "Frankfurt. Zo zorgen we ervoor dat deze medewerkers alleen deze kostenplaats kunnen selecteren.
Voorbeeld 2: Eén deel van de medewerkers mag op alle kostenplaatsen behalve op kostenplaats "Hoofdkantoor" declaraties indienen. Om dit mogelijk te maken, koppel je alle kostenplaatsen behalve "Hoofdkantoor" aan de groep "Alle gebruikers". Dit deel van de declaratie indieners voeg je ook toe aan de groep "Alle gebruikers". Zo zorgen we ervoor dat deze groep wel de andere kostenplaatsen kan selecteren. Een andere groep medewerkers die wél op kostenplaats "Hoofdkantoor" mag declareren, voeg je vervolgens aan de groep "Alle gebruikers" én de groep "Hoofdkantoor" toe. De kostenplaats "Hoofdkantoor koppel je enkel aan de groep "Hoofdkantoor". Zo zorgen we ervoor dat deze groep álle kostenplaatsen, inclusief de kostenplaats "Hoofdkantoor" kan selecteren bij het indienen van een declaratie.
Mocht je nog geen kostenplaatsen, gebruikers en/of groepen hebben toegevoegd, check dan eerst even onderstaande artikelen waarin we uitleggen hoe je deze toevoegt.
Hoe voeg ik kostenplaatsen toe? / Hoe synchroniseer ik de kostenplaatsen, kostendragers en projecten uit mijn gekoppelde boekhoudpakket?
Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe?
Hoe maak ik groepen?
Om te zorgen dat kostenplaatsen zichtbaar zijn voor indieners van declaraties is het belangrijk dat:
De kostenplaatsen zijn gekoppeld aan groepen. In dit artikel lees je hoe dit moet.
De declaratie indieners zijn gekoppeld aan groepen. In dit artikel lees je hoe dit moet.
Bijgewerkt op: 17/08/2022
Dankuwel!