Hoe voeg ik een autorisatieflow toe?
In een autorisatieflow kies je één goedkeurder of een combinatie van goedkeurders die transacties kunnen keuren in Klippa. Een autorisatieflow kunnen op verschillende manieren in gang gezet worden:
Automatisch bij het opslaan van een transactie middels een bedrijfsregel, lees in dit artikel hoe je bedrijfsregels instelt voor jouw declaratieproces en in dit artikel hoe je dit doet voor jouw facturenproces.
Handmatig door een gebruiker met een Finance rol, lees in dit artikel hoe je dat doet.
Let op: het toevoegen van een autorisatieflow is alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Autorisatieflows en rechtsboven op de groene knop Toevoegen.
Vul vervolgens de volgende velden in:
Omschrijving: kies een duidelijke omschrijving zodat zichtbaar is wie er keurt.
Tip: Voeg je de autorisatieflow toe aan een bedrijfsregel? Omschrijf dan wie er keuren, bijvoorbeeld: "Goedkeuring Steven Hogendijk en Tessa Rover"
Tip: Selecteer je de flow handmatig? Omschrijf dan duidelijk voor de Finance gebruikers wanneer de flow geselecteerd moet worden, bijvoorbeeld: "IT kosten: Steven Hogendijk en Tessa Rover".
Documenttype: kies het documenttype waarvoor je de autorisatieflow wil gebruiken. Wil je de flow kunnen aanroepen voor zowel inkoopfacturen als declaraties, kies dan "Alles".
Actief: kies actief als je wil dat de autorisatieflow geselecteerd kan worden bij transacties en in bedrijfsregels.
Goedkeurders: selecteer één of meerdere goedkeurders die deel uitmaken van de autorisatieflow.
Let op: alleen gebruikers met een declaratiemanager of een factuurgoedkeurdersrol kunnen worden geselecteerd als goedkeurders.
Vaste goedkeuringsvolgorde: selecteer deze optie om te zorgen dat de goedkeuring in de geselecteerde volgorde wordt uitgevoerd. Je kan de volgorde aanpassen door de namen te slepen.
Let op: zonder vaste volgorde zal de transactie, als de autorisatieflow in gang is gezet, bij alle goedkeurders tegelijk ter goedkeuring worden aangeboden.
Aantal benodigde goedkeurders: indien er niet voor een vaste volgorde is gekozen, kan je het aantal goedkeurders aanpassen, zodat slechts dát aantal goedkeurders nodig is in plaats van alle goedkeurders. Kies je "2" in een autorisatieflow met drie goedkeurders, verandert de status na twee goedkeuringen naar "goedgekeurd".
Tip: zorg dat de omschrijving een weerspiegeling is van het aantal benodigde keurders, bijvoorbeeld: "Goedkeuring Steven Hogendijk, Tessa Rover, Henk Zijlstra (2/3)."
Klik tot slot op toevoegen om de autorisatieflow toe te voegen.
Automatisch bij het opslaan van een transactie middels een bedrijfsregel, lees in dit artikel hoe je bedrijfsregels instelt voor jouw declaratieproces en in dit artikel hoe je dit doet voor jouw facturenproces.
Handmatig door een gebruiker met een Finance rol, lees in dit artikel hoe je dat doet.
Let op: het toevoegen van een autorisatieflow is alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Autorisatieflows en rechtsboven op de groene knop Toevoegen.
Vul vervolgens de volgende velden in:
Omschrijving: kies een duidelijke omschrijving zodat zichtbaar is wie er keurt.
Tip: Voeg je de autorisatieflow toe aan een bedrijfsregel? Omschrijf dan wie er keuren, bijvoorbeeld: "Goedkeuring Steven Hogendijk en Tessa Rover"
Tip: Selecteer je de flow handmatig? Omschrijf dan duidelijk voor de Finance gebruikers wanneer de flow geselecteerd moet worden, bijvoorbeeld: "IT kosten: Steven Hogendijk en Tessa Rover".
Documenttype: kies het documenttype waarvoor je de autorisatieflow wil gebruiken. Wil je de flow kunnen aanroepen voor zowel inkoopfacturen als declaraties, kies dan "Alles".
Actief: kies actief als je wil dat de autorisatieflow geselecteerd kan worden bij transacties en in bedrijfsregels.
Goedkeurders: selecteer één of meerdere goedkeurders die deel uitmaken van de autorisatieflow.
Let op: alleen gebruikers met een declaratiemanager of een factuurgoedkeurdersrol kunnen worden geselecteerd als goedkeurders.
Vaste goedkeuringsvolgorde: selecteer deze optie om te zorgen dat de goedkeuring in de geselecteerde volgorde wordt uitgevoerd. Je kan de volgorde aanpassen door de namen te slepen.
Let op: zonder vaste volgorde zal de transactie, als de autorisatieflow in gang is gezet, bij alle goedkeurders tegelijk ter goedkeuring worden aangeboden.
Aantal benodigde goedkeurders: indien er niet voor een vaste volgorde is gekozen, kan je het aantal goedkeurders aanpassen, zodat slechts dát aantal goedkeurders nodig is in plaats van alle goedkeurders. Kies je "2" in een autorisatieflow met drie goedkeurders, verandert de status na twee goedkeuringen naar "goedgekeurd".
Tip: zorg dat de omschrijving een weerspiegeling is van het aantal benodigde keurders, bijvoorbeeld: "Goedkeuring Steven Hogendijk, Tessa Rover, Henk Zijlstra (2/3)."
Klik tot slot op toevoegen om de autorisatieflow toe te voegen.
Bijgewerkt op: 04/09/2024
Dankuwel!