Hoe voeg ik een bedrijfsregel toe voor declaraties?

Tip: Ben je op zoek naar hoe je een bedrijfsregel toevoegt voor facturen, lees dan dit artikel.
Tip: Ben je benieuwd naar de meest gebruikte bedrijfsregels voor declaraties, lees dat dit artikel.

Een bedrijfsregel is een regel waarmee je onder bepaalde voorwaarden, bepaalde acties automatisch kan laten uitvoeren, zoals het veranderen van een status van een declaratie, het sturen van notificaties en het in gang zetten van een autorisatieflow.

In dit artikel behandelen we een bedrijfsregel waarmee een autorisatieflow in gang wordt gezet.

Tip: Lees dit artikel (LINK) als je meer wil weten over hoe je een bedrijfsregel kan gebruiken om automatisch de status aan te passen, bijvoorbeeld om het invullen van bepaalde waarden verplicht te stellen of om bepaalde declaraties automatisch goed te keuren.

Let op: het toevoegen van een bedrijfsregel is alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.

Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.

Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.

Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Bedrijfsregels en rechtsboven op de groene knop Toevoegen.



Wij hebben als voorbeeld in ons overzicht reeds een aantal bedrijfsregel toegevoegd (zie hierboven). Nu volgt een kore toelichting hoe bij ons de bedrijfsregels worden uitgevoerd. De regel met de laagste volgorde (1) wordt als eerste uitgevoerd. Hieronder zie je wat elke bedrijfsregel doet op volgorde.

1) Check of verplichte velden zijn ingevuld, anders status incompleet.
2) Lunchkosten onder de 5 euro worden automatisch goedgekeurd.
3) Betreft het een declaratie van een van de teamleiders, dan keurt onze financieel directeur.
4) Voor alle overige declaraties, zet een autorisatieflow in gang op basis van de gekozen kostenplaats.

In dit artikel configureren we als voorbeeld de twee meest voorkomende bedrijfsregels voor declaraties:

Autorisatieflow in gang zetten op basis van gekozen kostenplaats door een gebruiker (zie screenshot onder stap 4).
Autorisatieflow in gang zetten op basis van de groep van een gebruiker (zie screenshot onder stap 6).

Tip: benieuwd naar meer mogelijkheden van bedrijfsregels voor declaraties, lees dan dit artikel over de meestvoorkomende regels of dit artikel over het gebruik van andere voorwaarden en het automatisch veranderen van een status middels een bedrijfsregel.
Zie hieronder een voorbeeld van een bedrijfsregel die bepaalt welke autorisatieflow in gang wordt gezet als de kostenplaats "Operations" wordt gekozen door een declaratie indiener.



In de volgende stappen laten we zien achtereenvolgens zien hoe je de 5. algemene gegevens bovenaan, de 6. voorwaarden en bijbehorende parameters en 7. de actie en het doel van de bedrijfsregel instelt.

Vul de algemene gegevens bovenaan in de bedrijfsregel in:

Omschrijving: geef duidelijk aan waartoe de bedrijfsregel dient. In ons voorbeeld de goedkeuring van de kostenplaats operations, dus kiezen we "Goedkeuring Operations" als omschrijving. Indien je gebruik maakt van zowel de declaratie- als de facturenmodule bij Klippa raden we aan het documenttype ook te omschrijven, dan wordt het "Declaraties: Goedkeuring Operations".

Actief: kies actief als je wil dat de bedrijfsregel wordt toegepast op facturen die worden ingediend.

Volgorde: dit bepaalt in welke volgorde de bedrijfsregels worden uitgevoerd. Hoe lager het getal, hoe eerder de regel wordt uitgevoerd. In ons voorbeeld kiezen we voor "4", omdat we willen dat eerst de regels met volgorde 1,2,3 worden uitgevoerd, vóórdat deze regel wordt uitgevoerd.

Documenttype: bepaal op welk documenttype de bedrijfsregel van toepassing is. In ons geval declaraties.

Vul de voorwaarden en parameters in:

Met een voorwaarde bepaal je hoe de regel wordt toegepast, bijvoorbeeld door het vergelijken van een bepaalde waarde. Met parameters bepalen we wanneer de bedrijfsregel wordt toegepast, met andere woorden: onder welke voorwaarden passen we de regel toe? Het is ook mogelijk geen voorwaarden mee te geven. Dan geldt de regel voor alle declaraties. Wel kan je bij het doel (zie tip onderaan dit artikel) nog bepalen op welke (groepen) gebruikers de regel wordt uitgevoerd.



Voorwaarden & parameters: in ons voorbeeld kiezen we "Vergelijk veldwaarde", omdat we willen dat de bedrijfsregel wordt toegepast op alle declaraties met "kostenplaats" - "gelijk aan" - "903 - Operations". In dit artikel leggen we uit hoe je kostenplaatsen zichtbaar maakt voor indieners.

Tip: gebruik het plusje om meerdere voorwaarden toe te voegen, kies vervolgens voor EN als je wil dat de bedrijfsregel wordt toegepast op declaraties die aan alle voorwaarden voldoen. Kies voor OF als je wilt dat de bedrijfsregel wordt toegepast op declaraties die aan minstens één van de voorwaarden voldoen.
Tip: het is mogelijk andere vergelijkingsparameters dan "gelijk aan" te selecteren, bijvoorbeeld "één van" als je wil dat de regel voor meerdere waarden geldt.
Zie hieronder een voorbeeld waar bovenstaande tips (2 voorwaarden en gebruik vergelijkingsparameter "één van") zijn toegepast:


Vul de actie en het doel in:

Met de actie wordt bepaald wat er met een declaratie gebeurt als aan de voorwaarde(n) wordt voldaan. Het doel betreft op wie de regel van toepassing is, met andere woorden: op welke gebruikers(groep) de bedrijfsregel wordt toegepast.



Actie: in ons voorbeeld kiezen we "Autorisatieflow instellen", omdat we willen dat voor de declaraties waarbij de gebruiker de kostenplaats "operations" heeft gekozen, de autorisatieflow "Goedkeuring Tessa Rover" in gang wordt gezet.

Let op: je kan alleen autorisatieflows kiezen van het gekozen documenttype (in ons voorbeeld "declaraties") of documenttype "Alles".
Tip: In dit artikel wordt uitgelegd over hoe je een autorisatieflow aanmaakt.

Doel: in ons voorbeeld kiezen we voor "Alle gebruikers en groepen", omdat we willen dat deze regel ongeacht wie de declaratie indient, wordt toegepast.

Tip: Maak je geen gebruik van kostenplaatsen of een andere parameter om te bepalen welke autorisatieflow in gang moet worden gezet, dan kan je ook bij "doel" ook een groep gebruikers selecteren waarop de bedrijfsregel van toepassing is. In dit artikel leggen we uit hoe je gebruikers aan groepen toevoegt.

Klik tot slot op aanmaken om de bedrijfsrgel toe te voegen.
Was dit artikel nuttig?
Annuleer
Dankuwel!