Hoe voeg ik een bedrijfsregel toe voor facturen?

Tip: Ben je op zoek naar hoe je een bedrijfsregel toevoegt voor declaraties, lees dan dit artikel.
Tip: Ben je benieuwd naar de meest gebruikte bedrijfsregels voor facturen, lees dat dit artikel (LINK).
Een bedrijfsregel is een regel waarmee je onder bepaalde voorwaarden, bepaalde acties automatisch kan laten uitvoeren, zoals het veranderen van een status van een factuur, het sturen van notificaties en het in gang zetten van een autorisatieflow.

In dit artikel behandelen we een bedrijfsregel waarmee een autorisatieflow in gang wordt gezet.

Tip: Lees dit artikel (LINK) als je meer wil weten over hoe je een bedrijfsregel kan gebruiken om bepaalde waarden verplicht te stellen.
Let op: voor sommige factuurstromen is het efficiënter om (gedeeltelijk) handmatig autorisatieflows te selecteren, omdat voor elke factuur een altijd geldende regel gemaakt kan worden. Lees in dit artikel (LINK) hoe je handmatig een autorisatieflow selecteert.
Let op: het toevoegen van een bedrijfsregel is alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.

Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.

Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.

Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Bedrijfsregels en rechtsboven op de groene button met Toevoegen.



Wij hebben als voorbeeld in ons overzicht reeds een aantal bedrijfsregel toegevoegd (zie hierboven). Nu volgt een kore toelichting hoe bij ons de bedrijfsregels worden uitgevoerd. De regel met de laagste volgorde (1) wordt als eerste uitgevoerd. In ons fictieve bedrijf hebben we twee entiteiten (Klippa Nederland - NL en Klippa Romania - ROM). Hieronder zie je wat elke bedrijfsregel doet op volgorde.

1) Check of verplichte velden zijn ingevuld, anders status incompleet.
2) Betreft het een factuur van Klippa ROM, zet een autorisatieflow in gang waar de financieel directeur van de Roemeense entiteit moet keuren
3) Betreft het een factuur van Klippa NL van meer dan 5,000 Euro, zet een autorisatieflow in gang waarbij eerst de budgethouder van de kostenplaats en daarna de financieel directeur van de Nederlandse entiteit moet keuren.
4) Voor alle overige facturen van Klippa NL, zet een autorisatieflow in gang waarbij alleen de budgethouder van de kostenplaats.

In dit artikel configureren we als voorbeeld de meest voorkomende bedrijfsregels voor facturen:

Autorisatieflow in gang zetten op basis van kostenplaats van een factuur (zie screenshot onder stap 4).
Autorisatieflow in gang zetten op basis een Leveranciersgroep (zie screenshot onder stap 6).

Tip: benieuwd naar meer mogelijkheden van bedrijfsregels voor facturen, lees dan dit artikel over de meestvoorkomende regels of dit artikel over het gebruik van andere voorwaarden en het automatisch veranderen van een status middels een bedrijfsregel.
Zie hieronder een voorbeeld van een bedrijfsregel die bepaalt welke autorisatieflow in gang wordt gezet bij een factuur voor de entiteit Klippa NL met kostenplaats "Operations".



In de volgende stappen laten we zien achtereenvolgens zien hoe je de 5. algemene gegevens bovenaan, de 6. voorwaarden en bijbehorende parameters en 7. de actie en het doel van de bedrijfsregel instelt.

Vul de algemene gegevens bovenaan in de bedrijfsregel in:

Omschrijving: geef duidelijk aan waartoe de bedrijfsregel dient. In ons voorbeeld de goedkeuring van entiteit "NL" en kostenplaats "operations", dus kiezen we "Goedkeuring NL - Operations" als omschrijving. Indien je gebruik maakt van zowel de declaratie- als de facturenmodule bij Klippa raden we aan het documenttype ook te omschrijven, dan wordt het "Facturen: Goedkeuring NL - Operations".

Actief: kies actief als je wil dat de bedrijfsregel wordt toegepast op facturen die worden ingediend.

Volgorde: dit bepaalt in welke volgorde de bedrijfsregels worden uitgevoerd. Hoe lager het getal, hoe eerder de regel wordt uitgevoerd. In ons voorbeeld kiezen we voor "4", omdat we willen dat eerst de regels met volgorde 1,2,3 worden uitgevoerd, vóórdat deze regel wordt uitgevoerd.

Documenttype: bepaal op welk documenttype de bedrijfsregel van toepassing is. In ons geval facturen.

Review overslaan: bepaal of de controlestap door Finance kan worden overgeslagen.

- Uit: als deze optie uitstaat, worden alle facturen eerst bij een Finance medewerker aangeboden 'ter controle' om de door de OCR herkende gegevens (zoals totaalbedrag) en de slimme Klippa suggesties (zoals administratie en kostenplaats) te verifiëren. De bedrijfsregel wordt toegepast als de Finance medewerker op opslaan drukt.
- Aan: als deze optie aanstaat, wordt de hierboven beschreven controlestap overgeslagen. Als facturen aan de voorwaarden van deze bedrijfsregel voldoet, op basis van Klippa OCR en de slimme suggesties, wordt de bedrijfsregel direct toegepast en in ons voorbeeld wordt de autorisatieflow direct toegepast.

Tip: Lees later in dit artikel (LINK) meer over de slimme Klippa suggesties en in dit artikel (LINK) over de controlestap bij het registreren van via de e-mail binnengekomen facturen in Klippa om een goede inschatting te maken of je deze optie aan wil zitten. Uiteraard kan je ook altijd even ons support team om advies vragen via de chatfunctie linksonder.

Vul de voorwaarden en parameters in:

Met een voorwaarde bepaal je hoe de regel wordt toegepast, bijvoorbeeld door het vergelijken van een bepaalde waarde. Met parameters bepalen we wanneer de bedrijfsregel wordt toegepast, met andere woorden: onder welke voorwaarden passen we de regel toe? Het is ook mogelijk geen voorwaarden mee te geven. Dan geldt de regel voor alle facturen.



Voorwaarden & parameters: in ons voorbeeld kiezen we "Vergelijk veldwaarde", omdat we willen dat de bedrijfsregel alleen wordt toegepast op facturen met "administratie" - "gelijk aan" - "NL", met "kostenplaats" - "gelijk aan" - "903 - Operations".

Tip: gebruik je één administratie, dan kan je de bovenste voorwaarde weglaten.
Tip: gebruik het plusje om meerdere voorwaarden toe te voegen, kies vervolgens voor EN als je wil dat de bedrijfsregel wordt toegepast op facturen die aan alle voorwaarden voldoen. Kies voor OF als je wilt dat de bedrijfsregel wordt toegepast op facturen die aan minstens één van de voorwaarden voldoen.
Tip: het is mogelijk andere vergelijkingsparameters dan "gelijk aan" te selecteren, bijvoorbeeld "één van" als je wil dat de regel voor meerdere waarden geldt.
Zie hieronder een voorbeeld waar bovenstaande tips (een extra voorwaarde op basis van bedrag en het gebruik van vergelijkingsparameter "één van") zijn toegepast:

Vul de actie en het doel in:

Met de actie wordt bepaald wat er met een factuur gebeurt als aan de voorwaarde(n) wordt voldaan. Het doel betreft op wie de regel van toepassing is, met andere woorden: op welke gebruikers(groep) de bedrijfsregel wordt toegepast.


Actie: in ons voorbeeld kiezen we "Autorisatieflow instellen", omdat we willen dat voor facturen voor entiteit "NL" en kostenplaats "operations", de autorisatieflow "Goedkeuring Tessa Rover" in gang wordt gezet.

Let op: je kan alleen autorisatieflows kiezen van het gekozen documenttype (in ons voorbeeld "facturen") of documenttype "Alles".
Tip: In dit artikel wordt uitgelegd over hoe je een autorisatieflow aanmaakt.

Doel: we kiezen we voor "Alle gebruikers en groepen". Dit doel raden we altijd aan voor facturen.

Klik tot slot op aanmaken om de bedrijfsrgel toe te voegen.
Was dit artikel nuttig?
Annuleer
Dankuwel!