Hoe maak ik een export template in Klippa voor mijn bedrijf?
Let op: Dit artikel betreft hoe je export templates voor je bedrijf aanmaakt. Om de stappen in dit artikel te volgen moet je een admin rol hebben.
Tip: Heb je geen admin rol, maar wil je graag jouw eigen, persoonlijke export template aanmaken, check dan dit artikel.
Het is in Klippa mogelijk om een export template te creëren en deze te kiezen bij het exporteren van data uit Klippa. Er zijn verschillende type exports. Het hangt af van de modules die jouw bedrijf heeft afgenomen van welke exports je gebruik kan maken. Hieronder vind je linkjes naar artikelen over de verschillende exports. In deze artikelen lees je ook hoe je een template kan gebruiken bij het exporteren van gegevens.
Declaraties exporteren
Inkoopfacturen exporteren
Creditcardtransacties exportren
Boekingen exporten
Tip: Wil je weten hoe je gegevens automatisch exporteert in het door jouw gecreëerde template? Lees dan dit artikel over hoe je automatische exports configureert.
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Export templates en klik vervolgens op Toevoegen rechts bovenin het scherm.
In het "module" veld kan je aangeven voor welk documenttype de template geldt. Hier kies je voor één van de volgende modules: declaraties/inkoopfacturen, creditcard, integratie boekhouding.
Let op: het exporteren van boekingsgegevens is alleen mogelijk als je gebruik maakt van de module "Integratie boekhouding".
Declaraties/inkoopfacturen: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met gebruikersinformatie (zoals e-mailadres gebruiker) kan worden geëxporteerd
Creditcard: alle statement gegevens (zoals totaalbedrag statement) en de gegevens van de gekoppelde declaraties (zoals totaalbedrag)
Integratie boekhouding: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met boekingsgegevens op kopniveau (zoals crediteurnummer) en regelniveau (zoals BTW bedrag boekingsregel)
In het "exporteerformaat" veld geef je aan in welk formaat je het geëxporteerde bestand wilt hebben. De beschikbare formaten verschillen per module. Je kan kiezen voor: PDF, UBL, CSV, XLSX. Je kan ook een XML bestand creëren, neem hiervoor contact op met jouw account manager.
Op basis van het gekozen exporteer formaat, kan je kiezen uit verschillende opties zoals het toevoegen van een voorblad bij PDF en de scheidingstekens bij bij CSV.
Vervolgens kan je bepalen wat voor informatie je wilt exporteren van het document, klik hiervoor Kolommen of Ritdeclaratie kolommen. Je kan de kolommen in- of uit schakelen, verplaatsen van positie en de naam van de kolomtitel aanpassen.
Tip: Het is bij CSV- en XLSX templates mogelijk om bon- en ritdeclaratiekolommen samen te voegen, klik daarvoor op Ritdeclaraties en bonnen samenvoegen in 1 sheet
In het "Gebruikersgroepen" veld kan je bepalen welke groepen gebruikers toegang hebben om deze template te gebruiken. Je kan ook het schuifje van Beschikbaar voor alle gebruikersgroepen aan zetten om de template voor elke gebruiker beschikbaar te maken.
Zet het schuifje Actief aan zodat gebruikers in jouw bedrijf het template kunnen selecteren.
Tip: Heb je geen admin rol, maar wil je graag jouw eigen, persoonlijke export template aanmaken, check dan dit artikel.
Het is in Klippa mogelijk om een export template te creëren en deze te kiezen bij het exporteren van data uit Klippa. Er zijn verschillende type exports. Het hangt af van de modules die jouw bedrijf heeft afgenomen van welke exports je gebruik kan maken. Hieronder vind je linkjes naar artikelen over de verschillende exports. In deze artikelen lees je ook hoe je een template kan gebruiken bij het exporteren van gegevens.
Declaraties exporteren
Inkoopfacturen exporteren
Creditcardtransacties exportren
Boekingen exporten
Tip: Wil je weten hoe je gegevens automatisch exporteert in het door jouw gecreëerde template? Lees dan dit artikel over hoe je automatische exports configureert.
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Export templates en klik vervolgens op Toevoegen rechts bovenin het scherm.
In het "module" veld kan je aangeven voor welk documenttype de template geldt. Hier kies je voor één van de volgende modules: declaraties/inkoopfacturen, creditcard, integratie boekhouding.
Let op: het exporteren van boekingsgegevens is alleen mogelijk als je gebruik maakt van de module "Integratie boekhouding".
Declaraties/inkoopfacturen: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met gebruikersinformatie (zoals e-mailadres gebruiker) kan worden geëxporteerd
Creditcard: alle statement gegevens (zoals totaalbedrag statement) en de gegevens van de gekoppelde declaraties (zoals totaalbedrag)
Integratie boekhouding: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met boekingsgegevens op kopniveau (zoals crediteurnummer) en regelniveau (zoals BTW bedrag boekingsregel)
In het "exporteerformaat" veld geef je aan in welk formaat je het geëxporteerde bestand wilt hebben. De beschikbare formaten verschillen per module. Je kan kiezen voor: PDF, UBL, CSV, XLSX. Je kan ook een XML bestand creëren, neem hiervoor contact op met jouw account manager.
Op basis van het gekozen exporteer formaat, kan je kiezen uit verschillende opties zoals het toevoegen van een voorblad bij PDF en de scheidingstekens bij bij CSV.
Vervolgens kan je bepalen wat voor informatie je wilt exporteren van het document, klik hiervoor Kolommen of Ritdeclaratie kolommen. Je kan de kolommen in- of uit schakelen, verplaatsen van positie en de naam van de kolomtitel aanpassen.
Tip: Het is bij CSV- en XLSX templates mogelijk om bon- en ritdeclaratiekolommen samen te voegen, klik daarvoor op Ritdeclaraties en bonnen samenvoegen in 1 sheet
In het "Gebruikersgroepen" veld kan je bepalen welke groepen gebruikers toegang hebben om deze template te gebruiken. Je kan ook het schuifje van Beschikbaar voor alle gebruikersgroepen aan zetten om de template voor elke gebruiker beschikbaar te maken.
Zet het schuifje Actief aan zodat gebruikers in jouw bedrijf het template kunnen selecteren.
Bijgewerkt op: 11/01/2023
Dankuwel!