Hoe maak ik een export template in Klippa voor mijzelf?
Exporteer je vaak maar wil je niet altijd de instelling aanpassen naar jouw wensen? Dan kan je een persoonlijke export template maken. In Klippa kan je verschillende documenten exporteren. In dit artikel leggen we je uit hoe je je eigen export template maakt.
Je kan de volgende documenten exporteren, afhankelijk van de modules die je hebt:
Declaraties exporteren
Inkoopfacturen exporteren
Creditcardtransacties exportren
Boekingen exporten
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Mijn declaraties (Je kan ook een andere module hiervoor gebruiken).
Selecteer nu een declaratie, klik vervolgens in het Acties menu op Exporteren.
Klik vervolgens in het exporteer menu op Beheer templates, je bevind je nu in het overzicht van je persoonlijke templates.
Klik nu rechtsboven in het scherm op Toevoegen.
In het "module" veld kan je aangeven voor welk documenttype de template geldt. Hier kies je een van de eerder genoemde documenttypes: declaraties/inkoopfacturen, creditcard, integratie boekhouding.
Let op: je kan alleen kiezen voor het exporteren van boekingen als je gebruik maakt van de handmatige boekhoudintegratie "Integratie boekhouding".
Declaraties/inkoopfacturen: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met gebruikersinformatie (zoals e-mailadres gebruiker) kan worden geëxporteerd
Creditcard: alle statement gegevens (zoals totaalbedrag statement) en de gegevens van de gekoppelde declaraties (zoals totaalbedrag)
Integratie boekhouding: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met boekingsgegevens op kopniveau (zoals crediteurnummer) en regelniveau (zoals BTW bedrag boekingsregel)
In het "exporteerformaat" veld geef je aan in welk formaat je het geëxporteerde bestand wilt hebben. De beschikbare formaten verschillen per module. Je kan kiezen voor: PDF, UBL, CSV, XLSX. Je kan ook een XML bestand creëren, neem hiervoor contact op met jouw account manager.
Op basis van het gekozen exporteer formaat, kan je kiezen uit verschillende opties zoals het toevoegen van een voorblad bij PDF en de scheidingstekens bij bij CSV.
Vervolgens kan je bepalen wat voor informatie je wilt exporteren van het document, klik hiervoor op Kolommen of Ritdeclaratie kolommen. Je kan de kolommen in of uit schakelen, verplaatsen van positie of een eigen label mee geven.
Tip: Het is bij CSV- en XLSX templates mogelijk om bon- en ritdeclaratiekolommen samen te voegen, klik daarvoor op Ritdeclaraties en bonnen samenvoegen in 1 sheet
Als je tevreden bent met je template klik je op Opslaan. De volgende keer dat je een document exporteert van het geselecteerde type kan je deze template kiezen.
Tip: Ben je op zoek naar hoe je een export template aanmaakt voor je bedrijf? Lees dan dit artikel
Je kan de volgende documenten exporteren, afhankelijk van de modules die je hebt:
Declaraties exporteren
Inkoopfacturen exporteren
Creditcardtransacties exportren
Boekingen exporten
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Mijn declaraties (Je kan ook een andere module hiervoor gebruiken).
Selecteer nu een declaratie, klik vervolgens in het Acties menu op Exporteren.
Klik vervolgens in het exporteer menu op Beheer templates, je bevind je nu in het overzicht van je persoonlijke templates.
Klik nu rechtsboven in het scherm op Toevoegen.
In het "module" veld kan je aangeven voor welk documenttype de template geldt. Hier kies je een van de eerder genoemde documenttypes: declaraties/inkoopfacturen, creditcard, integratie boekhouding.
Let op: je kan alleen kiezen voor het exporteren van boekingen als je gebruik maakt van de handmatige boekhoudintegratie "Integratie boekhouding".
Declaraties/inkoopfacturen: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met gebruikersinformatie (zoals e-mailadres gebruiker) kan worden geëxporteerd
Creditcard: alle statement gegevens (zoals totaalbedrag statement) en de gegevens van de gekoppelde declaraties (zoals totaalbedrag)
Integratie boekhouding: alle kopgegevens (zoals totaalbedrag) van declaraties of facturen, aangevuld met boekingsgegevens op kopniveau (zoals crediteurnummer) en regelniveau (zoals BTW bedrag boekingsregel)
In het "exporteerformaat" veld geef je aan in welk formaat je het geëxporteerde bestand wilt hebben. De beschikbare formaten verschillen per module. Je kan kiezen voor: PDF, UBL, CSV, XLSX. Je kan ook een XML bestand creëren, neem hiervoor contact op met jouw account manager.
Op basis van het gekozen exporteer formaat, kan je kiezen uit verschillende opties zoals het toevoegen van een voorblad bij PDF en de scheidingstekens bij bij CSV.
Vervolgens kan je bepalen wat voor informatie je wilt exporteren van het document, klik hiervoor op Kolommen of Ritdeclaratie kolommen. Je kan de kolommen in of uit schakelen, verplaatsen van positie of een eigen label mee geven.
Tip: Het is bij CSV- en XLSX templates mogelijk om bon- en ritdeclaratiekolommen samen te voegen, klik daarvoor op Ritdeclaraties en bonnen samenvoegen in 1 sheet
Als je tevreden bent met je template klik je op Opslaan. De volgende keer dat je een document exporteert van het geselecteerde type kan je deze template kiezen.
Tip: Ben je op zoek naar hoe je een export template aanmaakt voor je bedrijf? Lees dan dit artikel
Bijgewerkt op: 27/12/2023
Dankuwel!