Hoe stel ik een geplande export in?

1. Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Doxis SpendControl Web App als een gebruiker met Admin rechten.
2. Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
3. Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Geplande Exports en rechtsboven op de knop Toevoegen.

4. Vul vervolgens de velden in van de geplande export:

• Omschrijving: kies hier een korte beschrijvende omschrijving voor de export.
• Template: selecteer hier het export template dat je wil gebruiken.
• Frequentie: kies voor elke dag van de week of een specifieke dag waarop de export wordt uitgevoerd.
• Uur van de dag om te exporten: kies het tijdstip waarop de geplande export moet worden uitgevoerd.
• Tijdzone: kies de tijdzone die geldt voor jouw export. Het tijdstip waarop wordt geëxporteerd is afhankelijk van deze tijdzone.
• Bepaal de naam van je exportbestanden: voeg je eigen voorvoegsel of het export-ID toe aan de bestandsnaam. Zo komen bestanden in je financiële systeem terecht volgens een naamgeving die jij bepaalt.

5. Vul nu de regels in voor de geplande export, klik hiervoor op Regels voor planning:

• Status aanpassen na exporteren: kies welke status de transacties moeten krijgen nadat deze zijn geëxporteerd. De meest gebruikte status hiervoor is Verwerkt.
• Delen met: kies één of meerdere e-mailadressen (of URL's) waar de geplande export naartoe wordt gestuurd.
• Voeg bestanden toe als bijlage aan de e-mail: zet dit aan als je bestanden als bijlage in de mail wilt. Als je dit niet aanzet, ontvang je enkel een downloadlink.

6. Vul optioneel de extra filters in voor de geplande export, klik hiervoor op Extra filters:

• Export items aangemaakt sinds: kies hiervoor als je met ingang van een bepaald moment transacties gepland wil gaan exporteren. Exporteert enkel transacties die sinds de aangegeven datum in Doxis SpendControl staan.
• Apart bestand per document: kies ervoor om een apart bestand per declaratie of factuur te ontvangen.
• Apart bestand per gebruiker: kies ervoor om een apart bestand per gebruiker te ontvangen.

7. Zet het schuifje Actief aan zodat de geplande export in gebruik wordt genomen.
8. Klik om de instellingen op te slaan op de knop Opslaan. De geplande export zal nu worden uitgevoerd op het door jou gekozen moment.

Een geplande export direct starten

Je hoeft niet te wachten op de volgende geplande uitvoering. Je kunt een geplande export direct starten vanuit de tabel met geplande exports.
Klik simpelweg op de drie puntjes en vervolgens op Nu Starten.

Een uitgevoerde export terugvinden

Elke export schrijft een vermelding in de Audit trail van de rapporten, declaraties en facturen die eronder vielen. Het export-ID is daarnaast een kolom en een filter in de dashboards voor card-rapporten en out of pocket rapporten.

Bijgewerkt op: 04/09/2026