Hoe stel ik een geplande export in?
Let op: de geplande export is een losse module in Klippa, neem contact op met onze support afdeling als je hier gebruik van wilt maken.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Geplande Exports en rechtsboven op de knop toevoegen.
Vul vervolgens de velden in van de geplande export:
Omschrijving
Template: Selecteer hier het export template die je wil gebruiken.
Frequentie: Kies voor elke dag van de week of een specifieke dag waarop de export wordt uitgevoerd.
Uur van de dag om te exporten: Kies het tijdstip waarop de geplande export moet worden uitgevoerd.
Tijdzone: Kies de tijdzone die geldt voor jouw export. De tijd waarop wordt geëxporteerd is afhankelijk van deze tijdzone.
Tip: In dit artikel kan je zien hoe je een export template aanmaakt.
Vul nu de regels in voor de geplande export, klik hiervoor op Regels voor planning
Alleen exporteren met status(sen): Alleen transacties van de gekozen status(sen) worden meegenomen in de export. De meest gebruikte status hiervoor is "goedgekeurd".
Alleen exporten met boekingstatus(sen): Alleen transacties die geboekt of ongeboekt zijn worden meegenomen in de export
Tip: laat het veld leeg als je alle waarden wil meenemen (bijvoorbeeld alle alle statussen meenemen)
Status aanpassen na exporteren: Kies welke status de transacties moeten krijgen nadat deze zijn geëxporteerd. De meest gebruikte status hiervoor is "verwerkt".
Delen met: Kies één of meerdere e-mailadressen (of URLs) waar de geplande export naartoe wordt gestuurd.
Voeg bestanden toe als bijlage aan de e-mail: Zet dit aan als je bestanden als bijlage in de mail wilt. Als je dit niet aanzet, ontvang je enkel een downloadlink.
Vul optioneel de extra filters in voor de geplande export, klik hiervoor op Extra filters.
Export items aangemaakt sinds: Kies hiervoor als je met ingang van een bepaald moment transacties gepland wil gaan exporteren. Exporteert enkel transacties die sinds de aangegeven datum in Klippa staan.
Let op: Klippa zorgt er al voor dat documenten die reeds met deze geplande export zijn geëxporteerd, niet nog een keer worden geëxporteerd.
Administratie: Kies van welke administratie(s) je wil meenemen in de export.
Type document: Kies welk documentype je wil meenemen in de export.
Categorie: Kies welke categorie (of meerdere categorieën) je wil meenemen in de export.
Betaalmethode: Kies welke betaalmethode(s) je wil meenemen in de export.
Valuta: Kies welke valuta je wil meenemen in de export.
Gebruikers: Kies van welke indieners je de transacties wil meenemen in de export (enkel relevant voor declaraties)
Tip: laat het veld leeg als je alle waarden wilt meenemen (Bijvoorbeeld als je zowel facturen als declaraties wil exporteren).
Apart bestand per document: kies ervoor om een apart bestand per declaratie of factuur te ontvangen.
Apart bestand per gebruiker: kies ervoor om een apart bestand per gebruiker te ontvangen.
Actief: zet het schuifje Actief aan zodat de geplande export in gebruik wordt genomen.
Klik om de instellingen op te slaan op de knop Opslaan. De geplande export zal nu worden uitgevoerd op het door jou gekozen moment.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Geplande Exports en rechtsboven op de knop toevoegen.
Vul vervolgens de velden in van de geplande export:
Omschrijving
Template: Selecteer hier het export template die je wil gebruiken.
Frequentie: Kies voor elke dag van de week of een specifieke dag waarop de export wordt uitgevoerd.
Uur van de dag om te exporten: Kies het tijdstip waarop de geplande export moet worden uitgevoerd.
Tijdzone: Kies de tijdzone die geldt voor jouw export. De tijd waarop wordt geëxporteerd is afhankelijk van deze tijdzone.
Tip: In dit artikel kan je zien hoe je een export template aanmaakt.
Vul nu de regels in voor de geplande export, klik hiervoor op Regels voor planning
Alleen exporteren met status(sen): Alleen transacties van de gekozen status(sen) worden meegenomen in de export. De meest gebruikte status hiervoor is "goedgekeurd".
Alleen exporten met boekingstatus(sen): Alleen transacties die geboekt of ongeboekt zijn worden meegenomen in de export
Tip: laat het veld leeg als je alle waarden wil meenemen (bijvoorbeeld alle alle statussen meenemen)
Status aanpassen na exporteren: Kies welke status de transacties moeten krijgen nadat deze zijn geëxporteerd. De meest gebruikte status hiervoor is "verwerkt".
Delen met: Kies één of meerdere e-mailadressen (of URLs) waar de geplande export naartoe wordt gestuurd.
Voeg bestanden toe als bijlage aan de e-mail: Zet dit aan als je bestanden als bijlage in de mail wilt. Als je dit niet aanzet, ontvang je enkel een downloadlink.
Vul optioneel de extra filters in voor de geplande export, klik hiervoor op Extra filters.
Export items aangemaakt sinds: Kies hiervoor als je met ingang van een bepaald moment transacties gepland wil gaan exporteren. Exporteert enkel transacties die sinds de aangegeven datum in Klippa staan.
Let op: Klippa zorgt er al voor dat documenten die reeds met deze geplande export zijn geëxporteerd, niet nog een keer worden geëxporteerd.
Administratie: Kies van welke administratie(s) je wil meenemen in de export.
Type document: Kies welk documentype je wil meenemen in de export.
Categorie: Kies welke categorie (of meerdere categorieën) je wil meenemen in de export.
Betaalmethode: Kies welke betaalmethode(s) je wil meenemen in de export.
Valuta: Kies welke valuta je wil meenemen in de export.
Gebruikers: Kies van welke indieners je de transacties wil meenemen in de export (enkel relevant voor declaraties)
Tip: laat het veld leeg als je alle waarden wilt meenemen (Bijvoorbeeld als je zowel facturen als declaraties wil exporteren).
Apart bestand per document: kies ervoor om een apart bestand per declaratie of factuur te ontvangen.
Apart bestand per gebruiker: kies ervoor om een apart bestand per gebruiker te ontvangen.
Actief: zet het schuifje Actief aan zodat de geplande export in gebruik wordt genomen.
Klik om de instellingen op te slaan op de knop Opslaan. De geplande export zal nu worden uitgevoerd op het door jou gekozen moment.
Bijgewerkt op: 21/04/2023
Dankuwel!