Wie kann ich eine Kreditkartenabrechnung hochladen und den Ausgaben zuordnen?
In diesem Artikel wird erklärt, wie mit einer Kreditkarte bezahlte Ausgaben von einem Benutzer mit der Rolle Finanzen mit dem Kontoauszug im Kreditkartenmodul abgeglichen werden können.
Bitte beachten Sie: Diese Aktion ist nur für Benutzer mit einer Finanzrolle möglich.
Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Konto in der Klippa Web App als Finanzbenutzer eingeloggt sind.
Navigieren Sie im linken Menü zu Kreditkarten. Sie befinden sich nun in der Kreditkartenübersicht.
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Abrechnung hochladen.
Geben Sie das Anfangs- und Enddatum ein. Das Datum der ersten Transaktion muss als Startdatum und das Datum der letzten Transaktion als Enddatum ausgewählt werden. Dies ist wichtig, da das automatische Abgleichsystem alle Ausgaben im Menüpunkt "Ausgaben verwalten" innerhalb dieses Datumsbereichs berücksichtigt.
Wenn eine Kreditkarte von einem Benutzer verwendet wird, kann ein Benutzer über das Feld Benutzer ausgewählt werden. Wird die Karte von mehreren Nutzern verwendet, müssen alle Nutzer, die Belege für diese Abrechnung einreichen, hier eingetragen werden.
Abschließend kann die Abrechnung im PDF-Format hochgeladen und der Liste der Kreditkartenabrechnungen hinzugefügt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Abrechnung hochladen klicken.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht alle Kreditkarten-PDF-Formate unterstützen. Wenn Ihr Kontoauszug nicht hochgeladen werden konnte, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.
Klicken Sie in der Übersicht auf eine Kreditkartenabrechnung. Sie sehen nun eine Liste aller Lastschrift Transaktionen aus der Kreditkartenabrechnung. Kreditkartentransaktionen, die vom System automatisch mit den Ausgaben auf der Registerkarte "Ausgaben verwalten" abgeglichen wurden, werden farblich mit grau gekennzeichnet.
Wenn der Abgleich noch nicht automatisch erfolgt ist, können Sie ihn manuell vornehmen, indem Sie auf Zeile abgleichen klicken. Sie sehen dann eine Liste mit den Ausgaben, die von Mitarbeitern eingereicht wurden, die mit dieser Bescheinigung im ausgewählten Datumsbereich (siehe Schritt 1) verknüpft sind.
Tipp: Wenn eine Ausgabe eingereicht wurde, aber nicht in dieser Liste erscheint, überprüfen Sie den Datumsbereich und das Benutzerfeld aus Schritt 1.
Bitte beachten Sie: Diese Aktion ist nur für Benutzer mit einer Finanzrolle möglich.
Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Konto in der Klippa Web App als Finanzbenutzer eingeloggt sind.
Navigieren Sie im linken Menü zu Kreditkarten. Sie befinden sich nun in der Kreditkartenübersicht.
Kreditkartenabrechnung hochladen
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Abrechnung hochladen.
Geben Sie das Anfangs- und Enddatum ein. Das Datum der ersten Transaktion muss als Startdatum und das Datum der letzten Transaktion als Enddatum ausgewählt werden. Dies ist wichtig, da das automatische Abgleichsystem alle Ausgaben im Menüpunkt "Ausgaben verwalten" innerhalb dieses Datumsbereichs berücksichtigt.
Wenn eine Kreditkarte von einem Benutzer verwendet wird, kann ein Benutzer über das Feld Benutzer ausgewählt werden. Wird die Karte von mehreren Nutzern verwendet, müssen alle Nutzer, die Belege für diese Abrechnung einreichen, hier eingetragen werden.
Abschließend kann die Abrechnung im PDF-Format hochgeladen und der Liste der Kreditkartenabrechnungen hinzugefügt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Abrechnung hochladen klicken.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht alle Kreditkarten-PDF-Formate unterstützen. Wenn Ihr Kontoauszug nicht hochgeladen werden konnte, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.
Abgleich der Kreditkartenabrechnung
Klicken Sie in der Übersicht auf eine Kreditkartenabrechnung. Sie sehen nun eine Liste aller Lastschrift Transaktionen aus der Kreditkartenabrechnung. Kreditkartentransaktionen, die vom System automatisch mit den Ausgaben auf der Registerkarte "Ausgaben verwalten" abgeglichen wurden, werden farblich mit grau gekennzeichnet.
Wenn der Abgleich noch nicht automatisch erfolgt ist, können Sie ihn manuell vornehmen, indem Sie auf Zeile abgleichen klicken. Sie sehen dann eine Liste mit den Ausgaben, die von Mitarbeitern eingereicht wurden, die mit dieser Bescheinigung im ausgewählten Datumsbereich (siehe Schritt 1) verknüpft sind.
Tipp: Wenn eine Ausgabe eingereicht wurde, aber nicht in dieser Liste erscheint, überprüfen Sie den Datumsbereich und das Benutzerfeld aus Schritt 1.
Aktualisiert am: 14/05/2024
Danke!