Artikel über: Kreditkartenabrechnungen

Erste Schritte: Kreditkartenabrechnungen

In diesem Helpdesk-Artikel erläutern wir, wie die Unternehmenseinstellungen eingerichtet werden sollte, um das Kreditkartenmodul optimal nutzen zu können.

Das Kreditkartenmodul ist ein Add-on zum Ausgabenmodul von Klippa SpendControl. Zusätzlich zur Einreichung von Ausgaben, die von einem Mitarbeiter im Voraus bezahlt wurden, kann ein Mitarbeiter auch Belege und Rechnungen einreichen, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden. Klippa-Benutzer mit einer Finanzrolle können die Kreditkartenabrechnungen der Kreditkarten monatlich in das Kreditkartenmodul hochladen, woraufhin die Kreditkartentransaktionen automatisch mit den eingereichten Quittungen und Rechnungen abgeglichen werden.

Wichtig: Das Kreditkartenmodul ist mit dem Ausgabenmodul und nicht mit dem Rechnungsmodul verbunden.

Zahlungsarten einrichten

Durch die Konfiguration von Zahlungsmethoden können die Mitarbeiter angeben, ob eine Ausgabe privat oder mit einer Geschäftskreditkarte bezahlt wurde. Sie können dies wie folgt einrichten:

Bitte beachten Sie: Diese Aktion ist nur für einen Benutzer mit Administratorrechten möglich.

Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Konto in der Klippa Web App eingeloggt sind und als Benutzer mit Admin-Rechten.

Navigieren Sie im linken Menü zu Einstellungen und dann zu Firma. Navigieren Sie dann zu Zahlungsmethoden. Sie befinden sich nun in den Einstellungen der Zahlungsarten.

Klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen. Sie können nun eine Zahlungsmethode hinzufügen. Über die Felder Name, Code und Beschreibung können den Mitarbeitern, die beim Einreichen einer Ausgabe eine Zahlungsmethode auswählen müssen, relevante Informationen angezeigt werden. Mit den Gruppen können Sie festlegen, welche Benutzergruppen eine erstellte Zahlungsmethode sehen können. Vergessen Sie abschließend nicht, die Zahlungsmethode auf Aktiv zu setzen.

Wenn Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Hinzufügen.

Wichtig: Es ist ratsam, eine Zahlungsmethode für privat bezahlte Ausgaben zu erstellen und diese mit der Gruppe Alle Benutzer zu verknüpfen. Darüber hinaus ist es ratsam, für jede Kreditkarte einen separaten Zahlweg zu erstellen und diesen mit der Benutzergruppe zu verknüpfen, die den Zahlweg sehen soll (d.h. die Gruppe, die die Kreditkarte verwendet).

Wichtig: Es ist ratsam, einen Zahlweg für privat bezahlte Ausgaben zu erstellen und diesen mit der Gruppe Alle Benutzer zu verknüpfen. Darüber hinaus ist es ratsam, für jede Kreditkarte einen separaten Zahlweg zu erstellen und diesen mit der Benutzergruppe zu verknüpfen, die den Zahlweg sehen soll (lies: die Gruppe, die die Kreditkarte verwendet).

Bitte beachten Sie: Können Sie die Option zur Auswahl einer Zahlungsmethode nicht sehen, wenn Sie eine Kreditkartenausgabe einreichen? Vergewissern Sie sich, dass die Option "Zahlungsinfo" in den Einstellungen Ihres Unternehmens aktiviert ist.

Buchung Beziehung im Buchhaltungssystem erstellen

Die genehmigten Ausgaben mit der Zahlungsart Kreditkarte müssen in der Buchhaltung auf eine Buchung Beziehung für die Kreditkarte gebucht werden. Es wird empfohlen, pro Kreditkarte eine Buchung Beziehung anzulegen. Mit der monatlichen Abbuchung von der Kreditkarte über die Bank können die offenen Einkaufsbuchungen effizient mit dem Kontoauszug abgeglichen werden.

Aktualisiert am: 14/05/2024

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