Hoe stel ik een geplande export in?
Let op: de geplande export is een losse module in Klippa, neem contact op met onze support afdeling als je hier gebruik van wilt maken.
- Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met Admin rechten.
- Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Je bevindt je nu in de instellingen van het bedrijfsaccount.
- Klik daarna op Bedrijfsinstellingen / Geplande Exports en rechtsboven op de knop Toevoegen.
- Vul vervolgens de velden in van de geplande export:
- Omschrijving
- Template: Selecteer hier het export template die je wil gebruiken.
- Frequentie: Kies voor elke dag van de week of een specifieke dag waarop de export wordt uitgevoerd.
- Uur van de dag om te exporten: Kies het tijdstip waarop de geplande export moet worden uitgevoerd.
- Tijdzone: Kies de tijdzone die geldt voor jouw export. De tijd waarop wordt geëxporteerd is afhankelijk van deze tijdzone.
- Vul nu de regels in voor de geplande export, klik hiervoor op Regels voor planning
- Status aanpassen na exporteren: Kies welke status de transacties moeten krijgen nadat deze zijn geëxporteerd. De meest gebruikte status hiervoor is Verwerkt.
- Delen met: Kies één of meerdere e-mailadressen (of URLs) waar de geplande export naartoe wordt gestuurd.
- Voeg bestanden toe als bijlage aan de e-mail: Zet dit aan als je bestanden als bijlage in de mail wilt. Als je dit niet aanzet, ontvang je enkel een downloadlink.
- Vul optioneel de extra filters in voor de geplande export, klik hiervoor op Extra filters.
- Export items aangemaakt sinds: Kies hiervoor als je met ingang van een bepaald moment transacties gepland wil gaan exporteren. Exporteert enkel transacties die sinds de aangegeven datum in Klippa staan.
- Apart bestand per document: kies ervoor om een apart bestand per declaratie of factuur te ontvangen.
- Apart bestand per gebruiker: kies ervoor om een apart bestand per gebruiker te ontvangen.
- Zet het schuifje Actief aan zodat de geplande export in gebruik wordt genomen.
- Klik om de instellingen op te slaan op de knop Opslaan. De geplande export zal nu worden uitgevoerd op het door jou gekozen moment.
Bijgewerkt op: 26/02/2024
Dankuwel!