Hoe kan ik declaraties boeken naar Exact Online?
Let op: alleen gebruikers met Finance rechten zijn in Klippa bevoegd om declaraties te boeken.
Let op: Je kan alleen declaraties boeken die volledig goedgekeurd zijn.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Verwerk declaraties en navigeer naar "To do". In het overzicht staan goedgekeurde declaraties die klaar zijn om te boeken naar Exact Online.
Open vervolgens een declaratie en scroll naar beneden om het de door Klippa voorgestelde boeking te controleren en/of aan te vullen.
Klik na de controle vervolgens op Opslaan en boeken. De declaratie is nu succesvol geboekt in de administratie.
Tip: Rechts onderin het scherm vind je het schuifje "Doorgaan naar volgende". Vink dit aan om na het boeken direct naar de volgende declaratie die klaarstaat om te boeken te navigeren.
Open en controleer de declaratie in Exact Online.
Verwerk de declaratie in Exact Online.
Wanneer een declaratie in Klippa is geboekt blijft de status van de declaratie 'Goedgekeurd'. Pas wanneer de declaratie in Exact Online verwerkt is en de status Verwerkt heeft veranderd de status van de declaratie in Klippa automatisch naar 'Verwerkt'.
Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers met admin rechten in de zakelijke instellingen.
Voeg boekingen samen: Boekingen worden bijgevoegd bij een bestaand boekstuknummer in Exact Online totdat het boekstuknummer in Exact Online wordt verwerkt. De betalingsreferentie wordt bij gebruik van deze instelling: "Klippa expenses"
Boeken op de achtergrond: Verwerk het boeken van de boekingsregels naar Exact Online op de achtergrond. De declaraties worden op een later moment geboekt naar Exact Online.
Relatie matchen op basis van e-mailadres of account code: Deze optie controleert of er een gebruiker is in Exact Online met hetzelfde e-mailadres of account code als in Klippa. Wanneer dit het geval is zullen de declaraties op deze gebruiker geboekt worden om dubbele relaties te voorkomen.
Declaraties boeken op aankoopdatum: Normaliter worden de declaraties geboekt op de boekingsdatum. Deze optie zorgt ervoor dat de declaraties geboekt worden op de aankoopdatum van de bon.
Uitgestelde kosten/omzet toestaan: Als deze optie aan staat krijg je de optie om een begin- en einddatum aan te geven bij welke boekingsregel om uitgestelde kosten/omzet aan te geven. Dit wordt ook wel transitorisch boeken genoemd.
Bijlagen samenvoegen: Als deze optie aan staat worden alle bijlages binnen een declaratie gecombineerd tot één PDF bestand.
Automatisch aanvullen van relaties inschakelen: Schakel deze optie in wanneer het laden van de relaties vanuit Exact Online lang duurt of helemaal niet werkt tijdens het boeken.
Let op: Je kan alleen declaraties boeken die volledig goedgekeurd zijn.
Declaraties boeken in Klippa
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Verwerk declaraties en navigeer naar "To do". In het overzicht staan goedgekeurde declaraties die klaar zijn om te boeken naar Exact Online.
Open vervolgens een declaratie en scroll naar beneden om het de door Klippa voorgestelde boeking te controleren en/of aan te vullen.
Klik na de controle vervolgens op Opslaan en boeken. De declaratie is nu succesvol geboekt in de administratie.
Tip: Rechts onderin het scherm vind je het schuifje "Doorgaan naar volgende". Vink dit aan om na het boeken direct naar de volgende declaratie die klaarstaat om te boeken te navigeren.
Declaraties verwerken in Exact Online
Open en controleer de declaratie in Exact Online.
Verwerk de declaratie in Exact Online.
Wanneer een declaratie in Klippa is geboekt blijft de status van de declaratie 'Goedgekeurd'. Pas wanneer de declaratie in Exact Online verwerkt is en de status Verwerkt heeft veranderd de status van de declaratie in Klippa automatisch naar 'Verwerkt'.
Mogelijkheden Exact Online
Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers met admin rechten in de zakelijke instellingen.
Voeg boekingen samen: Boekingen worden bijgevoegd bij een bestaand boekstuknummer in Exact Online totdat het boekstuknummer in Exact Online wordt verwerkt. De betalingsreferentie wordt bij gebruik van deze instelling: "Klippa expenses"
Boeken op de achtergrond: Verwerk het boeken van de boekingsregels naar Exact Online op de achtergrond. De declaraties worden op een later moment geboekt naar Exact Online.
Relatie matchen op basis van e-mailadres of account code: Deze optie controleert of er een gebruiker is in Exact Online met hetzelfde e-mailadres of account code als in Klippa. Wanneer dit het geval is zullen de declaraties op deze gebruiker geboekt worden om dubbele relaties te voorkomen.
Declaraties boeken op aankoopdatum: Normaliter worden de declaraties geboekt op de boekingsdatum. Deze optie zorgt ervoor dat de declaraties geboekt worden op de aankoopdatum van de bon.
Uitgestelde kosten/omzet toestaan: Als deze optie aan staat krijg je de optie om een begin- en einddatum aan te geven bij welke boekingsregel om uitgestelde kosten/omzet aan te geven. Dit wordt ook wel transitorisch boeken genoemd.
Bijlagen samenvoegen: Als deze optie aan staat worden alle bijlages binnen een declaratie gecombineerd tot één PDF bestand.
Automatisch aanvullen van relaties inschakelen: Schakel deze optie in wanneer het laden van de relaties vanuit Exact Online lang duurt of helemaal niet werkt tijdens het boeken.
Bijgewerkt op: 23/01/2024
Dankuwel!