Hoe kan ik declaraties boeken naar AFAS?
Let op: alleen gebruikers met Finance rechten zijn in Klippa bevoegd om declaraties te boeken.
Let op: Je kan alleen declaraties boeken die volledig goedgekeurd zijn.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Verwerk declaraties en navigeer naar "To do". In het overzicht staan goedgekeurde declaraties die klaar zijn om te boeken naar AFAS.
Open vervolgens een declaratie en scroll naar beneden om het de door Klippa voorgestelde boeking te controleren en/of aan te vullen.
Klik na de controle vervolgens op Opslaan en boeken. De declaratie is nu succesvol geboekt in de administratie.
Tip: Onderin het scherm vind je het schuifje "Doorgaan naar volgende". Vink dit aan om na het boeken direct naar de volgende declaratie die klaarstaat om te boeken te navigeren.
Open en controleer de declaratie in AFAS.
Geef de declaratie in AFAS vrij voor betaling.
Kostenplaatsen synchroniseren
Om kostenplaats te kunnen synchroniseren naar Klippa is het belangrijk dat deze dimensie in AFAS de volgende naam heeft: Vestiging, Kostenplaats of Cost center.
Wanneer de dimensie in AFAS een van de bovenste namen heeft, dan worden de keuze opties getoond in de zakelijke instellingen onder Administraties - Kostenplaatsen.
Kostendragers synchroniseren
Om kostendragers te kunnen synchroniseren naar Klippa is het belangrijk dat deze dimensie in AFAS de volgende naam heeft: Afdeling, Kostendrager of Cost unit.
Wanneer de dimensie in AFAS een van de bovenste namen heeft, dan worden de keuze opties getoond in de zakelijke instellingen onder Administraties - Kostendragers.
Overige dimensies synchroniseren
Naast kostenplaatsen en kostendragers kunnen er een ongelimiteerd aantal dimensies gesynchroniseerd worden naar Klippa. De overige dimensies kunnen niet als selectie veld getoond worden tijdens het indienen & goedkeuren van de declaraties.
Deze overige dimensies worden alleen getoond in de boekingsregel.
Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers met admin rechten in de zakelijke instellingen.
Boeken op de achtergrond: Verwerk het boeken van de boekingsregels naar Exact Online op de achtergrond. De declaraties worden op een later moment geboekt naar Exact Online.
Relatie matchen op basis van e-mailadres of account code: Deze optie controleert of er een gebruiker is in Exact Online met hetzelfde e-mailadres of account code als in Klippa. Wanneer dit het geval is zullen de declaraties op deze gebruiker geboekt worden om dubbele relaties te voorkomen.
Declaraties boeken op aankoopdatum: Normaliter worden de declaraties geboekt op de boekingsdatum. Deze optie zorgt ervoor dat de declaraties geboekt worden op de aankoopdatum van de bon.
Uitgestelde kosten/omzet toestaan: Als deze optie aan staat krijg je de optie om een begin- en einddatum aan te geven bij welke boekingsregel om uitgestelde kosten/omzet aan te geven. Dit wordt ook wel transitorisch boeken genoemd.
Sta andere valuta toe: Deze optie staat je toe om AFAS facturen aan te maken met een valuta anders dan euro.
Bijlage meesturen naar AFAS: De bon is niet direct zichtbaar in AFAS. Deze kan worden gevonden onder het kopje "dossier".
Let op: Je kan alleen declaraties boeken die volledig goedgekeurd zijn.
Declaraties boeken in Klippa
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Verwerk declaraties en navigeer naar "To do". In het overzicht staan goedgekeurde declaraties die klaar zijn om te boeken naar AFAS.
Open vervolgens een declaratie en scroll naar beneden om het de door Klippa voorgestelde boeking te controleren en/of aan te vullen.
Klik na de controle vervolgens op Opslaan en boeken. De declaratie is nu succesvol geboekt in de administratie.
Tip: Onderin het scherm vind je het schuifje "Doorgaan naar volgende". Vink dit aan om na het boeken direct naar de volgende declaratie die klaarstaat om te boeken te navigeren.
Declaraties verwerken in AFAS
Open en controleer de declaratie in AFAS.
Geef de declaratie in AFAS vrij voor betaling.
Het gebruik van dimensies in AFAS
Kostenplaatsen synchroniseren
Om kostenplaats te kunnen synchroniseren naar Klippa is het belangrijk dat deze dimensie in AFAS de volgende naam heeft: Vestiging, Kostenplaats of Cost center.
Wanneer de dimensie in AFAS een van de bovenste namen heeft, dan worden de keuze opties getoond in de zakelijke instellingen onder Administraties - Kostenplaatsen.
Kostendragers synchroniseren
Om kostendragers te kunnen synchroniseren naar Klippa is het belangrijk dat deze dimensie in AFAS de volgende naam heeft: Afdeling, Kostendrager of Cost unit.
Wanneer de dimensie in AFAS een van de bovenste namen heeft, dan worden de keuze opties getoond in de zakelijke instellingen onder Administraties - Kostendragers.
Overige dimensies synchroniseren
Naast kostenplaatsen en kostendragers kunnen er een ongelimiteerd aantal dimensies gesynchroniseerd worden naar Klippa. De overige dimensies kunnen niet als selectie veld getoond worden tijdens het indienen & goedkeuren van de declaraties.
Deze overige dimensies worden alleen getoond in de boekingsregel.
Mogelijkheden AFAS
Deze instellingen zijn beschikbaar voor gebruikers met admin rechten in de zakelijke instellingen.
Boeken op de achtergrond: Verwerk het boeken van de boekingsregels naar Exact Online op de achtergrond. De declaraties worden op een later moment geboekt naar Exact Online.
Relatie matchen op basis van e-mailadres of account code: Deze optie controleert of er een gebruiker is in Exact Online met hetzelfde e-mailadres of account code als in Klippa. Wanneer dit het geval is zullen de declaraties op deze gebruiker geboekt worden om dubbele relaties te voorkomen.
Declaraties boeken op aankoopdatum: Normaliter worden de declaraties geboekt op de boekingsdatum. Deze optie zorgt ervoor dat de declaraties geboekt worden op de aankoopdatum van de bon.
Uitgestelde kosten/omzet toestaan: Als deze optie aan staat krijg je de optie om een begin- en einddatum aan te geven bij welke boekingsregel om uitgestelde kosten/omzet aan te geven. Dit wordt ook wel transitorisch boeken genoemd.
Sta andere valuta toe: Deze optie staat je toe om AFAS facturen aan te maken met een valuta anders dan euro.
Bijlage meesturen naar AFAS: De bon is niet direct zichtbaar in AFAS. Deze kan worden gevonden onder het kopje "dossier".
Bijgewerkt op: 31/01/2024
Dankuwel!