Wat betekenen de statussen van facturen in Klippa?
Tip: Op zoek naar wat deze statussen betekenen voor declaraties? Lees dan dit artikel
Het is je waarschijnlijk opgevallen dat een factuur verschillende statussen kan hebben. Maar wat betekenen die statussen nou precies? Dat leggen we je graag uit in dit artikel. Er is een zestal statussen beschikbaar, dit zijn de volgende:
Let op: alleen gebruikers met een factuurgoedkeurders rol zijn in staat de status van een factuur aan te passen.
De factuur is ingediend maar zit nog niet in een autorisatieflow. De factuur staat klaar voor een gebruiker met een finance rol om:
de OCR resultaten te controleren
de factuur te coderen (bijvoorbeeld door een kostenplaats te selecteren)
de factuur automatisch via een bedrijfsregel of handmatig middels het selecteren van een autorisatieflow ter goedkeuring aan te bieden.
Als een factuur is toegevoegd aan een autorisatieflow verandert de status van de factuur in "Geaccepteerd". Lees hier hoe je een factuur handmatig in een autorisatieflow kan plaatsen.
De factuur is afgewezen. Als je een factuur afwijst kan je een opmerking toevoegen met een reden waarom de factuur is afgewezen. Gebruikers met een finance rol krijgen een melding wanneer een factuur is afgewezen, de factuur komt terecht in het tabje "alles".
Deze status kan je gebruiken als je nog bepaalde informatie mist. Als je een factuur als "incompleet" markeert kan je een opmerking toevoegen zodat Finance weet wat er aangepast moet worden. De factuur wordt opnieuw aangeboden aan gebruikers met een finance rol en komt terecht in de "to do" lijst van deze gebruikers.
De factuur zit in een autorisatieflow en moet gekeurd worden. Mogelijk heb je de onderstaande status ook voorbij zien komen, in dit geval heeft de factuur ook de status "Geaccepteerd" en zit het dus in een autorisatieflow. In onderstaand voorbeeld moet één persoon de factuur goedkeuren. Wanneer alle goedkeurders de factuur hebben goedgekeurd, verandert de status in "Goedgekeurd".
Tip: als je met je muis over de onderstaande status heengaat kan je zien bij welke goedkeurder(s) de factuur ter goedkeuring ligt.
Je kiest deze status als de factuur voor jou akkoord is. Na het kiezen van deze status en het opslaan van de factuur, verschijnt de factuur in de to do lijst van de volgende goedkeurder. Als jij de enige of laatste goedkeurder bent, krijgt de factuur de status goedgekeurd en verschijnt deze in de to do lijst van een finance gebruiker om de factuur verder te verwerken.
Als jouw boekhoudpakket het ondersteunt, wordt de factuur automatisch op "Verwerkt" gezet zodra deze in het boekhoudpakket is afgehandeld. Facturen met de status verwerkt worden weergegeven onder het tabje "Alles". Een gebruiker met de finance rol kan een factuur ook handmatig op "verwerkt" zetten. We raden aan dit alleen te doen als je niet werkt met een directe boekhoudkoppeling, maar facturen exporteert.
Het is je waarschijnlijk opgevallen dat een factuur verschillende statussen kan hebben. Maar wat betekenen die statussen nou precies? Dat leggen we je graag uit in dit artikel. Er is een zestal statussen beschikbaar, dit zijn de volgende:
Let op: alleen gebruikers met een factuurgoedkeurders rol zijn in staat de status van een factuur aan te passen.
Ingediend
De factuur is ingediend maar zit nog niet in een autorisatieflow. De factuur staat klaar voor een gebruiker met een finance rol om:
de OCR resultaten te controleren
de factuur te coderen (bijvoorbeeld door een kostenplaats te selecteren)
de factuur automatisch via een bedrijfsregel of handmatig middels het selecteren van een autorisatieflow ter goedkeuring aan te bieden.
Als een factuur is toegevoegd aan een autorisatieflow verandert de status van de factuur in "Geaccepteerd". Lees hier hoe je een factuur handmatig in een autorisatieflow kan plaatsen.
Afgewezen
De factuur is afgewezen. Als je een factuur afwijst kan je een opmerking toevoegen met een reden waarom de factuur is afgewezen. Gebruikers met een finance rol krijgen een melding wanneer een factuur is afgewezen, de factuur komt terecht in het tabje "alles".
Incompleet
Deze status kan je gebruiken als je nog bepaalde informatie mist. Als je een factuur als "incompleet" markeert kan je een opmerking toevoegen zodat Finance weet wat er aangepast moet worden. De factuur wordt opnieuw aangeboden aan gebruikers met een finance rol en komt terecht in de "to do" lijst van deze gebruikers.
Geaccepteerd
De factuur zit in een autorisatieflow en moet gekeurd worden. Mogelijk heb je de onderstaande status ook voorbij zien komen, in dit geval heeft de factuur ook de status "Geaccepteerd" en zit het dus in een autorisatieflow. In onderstaand voorbeeld moet één persoon de factuur goedkeuren. Wanneer alle goedkeurders de factuur hebben goedgekeurd, verandert de status in "Goedgekeurd".
Tip: als je met je muis over de onderstaande status heengaat kan je zien bij welke goedkeurder(s) de factuur ter goedkeuring ligt.
Goedgekeurd
Je kiest deze status als de factuur voor jou akkoord is. Na het kiezen van deze status en het opslaan van de factuur, verschijnt de factuur in de to do lijst van de volgende goedkeurder. Als jij de enige of laatste goedkeurder bent, krijgt de factuur de status goedgekeurd en verschijnt deze in de to do lijst van een finance gebruiker om de factuur verder te verwerken.
Verwerkt
Als jouw boekhoudpakket het ondersteunt, wordt de factuur automatisch op "Verwerkt" gezet zodra deze in het boekhoudpakket is afgehandeld. Facturen met de status verwerkt worden weergegeven onder het tabje "Alles". Een gebruiker met de finance rol kan een factuur ook handmatig op "verwerkt" zetten. We raden aan dit alleen te doen als je niet werkt met een directe boekhoudkoppeling, maar facturen exporteert.
Bijgewerkt op: 27/12/2023
Dankuwel!