Wat betekenen de statussen van declaraties in Klippa?
Tip: Op zoek naar wat deze statussen betekenen voor facturen? Lees dan dit artikel
Het is je waarschijnlijk opgevallen dat een declaratie verschillende statussen kan hebben. Maar wat betekenen die statussen nou precies? Dat leggen we je graag uit in dit artikel. De volgende zes statussen zijn beschikbaar:
Let op: alleen gebruikers met een declaratie manager rol zijn in staat de status van een declaratie aan te passen.
De declaratie is ingediend maar zit nog niet in een autorisatieflow. Indien jouw bedrijf bedrijfsregels heeft ingesteld, wordt jouw declaratie direct naar de juiste goedkeurder(s) doorgestuurd en verandert de status in "Geaccepteerd". Indien jouw declaratie lang op "ingediend" blijft staan, neem dan contact op met jouw administrator.
De declaratie is afgewezen. Deze kan niet opnieuw worden ingediend. Wanneer je een declaratie afwijst kan je een opmerking toevoegen met een reden waarom de declaratie afgewezen is.
Er mist informatie in de declaratie. Deze wordt teruggestuurd naar de indiener. De indiener kan de declaratie opnieuw indienen. Als je een declaratie markeert als "incompleet" kan je een opmerking toevoegen zodat de indiener weet wat er moet worden aangepast. Lees hier hoe je een declaratie opnieuw kan indienen.
Let op: deze status dien je nooit zelf te selecteren.
De declaratie zit in een autorisatieflow en moet gekeurd worden. Mogelijk heb je de onderstaande status ook voorbij zien komen, in dit geval heeft de declaratie ook de status "Geaccepteerd" en zit het dus in een autorisatieflow. In onderstaand voorbeeld moet één persoon de declaratie goedkeuren. Wanneer alle goedkeurders de declaratie hebben goedgekeurd, verandert de status in "Goedgekeurd".
Tip: als je met je muis over de onderstaande status heengaat kan je zien bij welke goedkeurder(s) jouw declaratie ter goedkeuring ligt.
Je kiest deze status als de declaratie voor jou akkoord is. Na het kiezen van deze status en het opslaan van de declaratie, verschijnt de declaratie in de to do lijst van de volgende goedkeurder. Als jij de enige of laatste goedkeurder bent, krijgt de declaratie de status goedgekeurd en verschijnt deze in de to do lijst van een finance gebruiker om de declaratie verder te verwerken.
Als jouw boekhoudpakket het ondersteunt, wordt de declaratie automatisch op "Verwerkt" gezet zodra deze in het boekhoudpakket is afgehandeld. Declaraties met de status verwerkt worden weergegeven onder het tabje "Alles". Een gebruiker met de finance rol kan een declaratie ook handmatig op "verwerkt" zetten. We raden aan dit alleen te doen als je niet werkt met een directe boekhoudkoppeling, maar declaraties exporteert.
Het is je waarschijnlijk opgevallen dat een declaratie verschillende statussen kan hebben. Maar wat betekenen die statussen nou precies? Dat leggen we je graag uit in dit artikel. De volgende zes statussen zijn beschikbaar:
Let op: alleen gebruikers met een declaratie manager rol zijn in staat de status van een declaratie aan te passen.
Ingediend
De declaratie is ingediend maar zit nog niet in een autorisatieflow. Indien jouw bedrijf bedrijfsregels heeft ingesteld, wordt jouw declaratie direct naar de juiste goedkeurder(s) doorgestuurd en verandert de status in "Geaccepteerd". Indien jouw declaratie lang op "ingediend" blijft staan, neem dan contact op met jouw administrator.
Afgewezen
De declaratie is afgewezen. Deze kan niet opnieuw worden ingediend. Wanneer je een declaratie afwijst kan je een opmerking toevoegen met een reden waarom de declaratie afgewezen is.
Incompleet
Er mist informatie in de declaratie. Deze wordt teruggestuurd naar de indiener. De indiener kan de declaratie opnieuw indienen. Als je een declaratie markeert als "incompleet" kan je een opmerking toevoegen zodat de indiener weet wat er moet worden aangepast. Lees hier hoe je een declaratie opnieuw kan indienen.
Geaccepteerd
Let op: deze status dien je nooit zelf te selecteren.
De declaratie zit in een autorisatieflow en moet gekeurd worden. Mogelijk heb je de onderstaande status ook voorbij zien komen, in dit geval heeft de declaratie ook de status "Geaccepteerd" en zit het dus in een autorisatieflow. In onderstaand voorbeeld moet één persoon de declaratie goedkeuren. Wanneer alle goedkeurders de declaratie hebben goedgekeurd, verandert de status in "Goedgekeurd".
Tip: als je met je muis over de onderstaande status heengaat kan je zien bij welke goedkeurder(s) jouw declaratie ter goedkeuring ligt.
Goedgekeurd
Je kiest deze status als de declaratie voor jou akkoord is. Na het kiezen van deze status en het opslaan van de declaratie, verschijnt de declaratie in de to do lijst van de volgende goedkeurder. Als jij de enige of laatste goedkeurder bent, krijgt de declaratie de status goedgekeurd en verschijnt deze in de to do lijst van een finance gebruiker om de declaratie verder te verwerken.
Verwerkt
Als jouw boekhoudpakket het ondersteunt, wordt de declaratie automatisch op "Verwerkt" gezet zodra deze in het boekhoudpakket is afgehandeld. Declaraties met de status verwerkt worden weergegeven onder het tabje "Alles". Een gebruiker met de finance rol kan een declaratie ook handmatig op "verwerkt" zetten. We raden aan dit alleen te doen als je niet werkt met een directe boekhoudkoppeling, maar declaraties exporteert.
Bijgewerkt op: 27/12/2023
Dankuwel!