Hoe kan ik een creditcard statement uploaden en bijbehorende declaraties afletteren?
In dit artikel leggen wij uit op welke wijze declaraties die met een creditcard betaalt zijn door een gebruiker met een Finance rol kunnen worden afgeletterd tegen het statement in de creditcard module.
Tip: De aflettering in de creditcard module fungeert als hulpmiddel ter waarborging van de volledig van de creditcard registratie. Het boeken van declaraties die betaalt zijn met een creditcard wordt toegelicht in dit artikel.
Let op: deze actie is alleen mogelijk voor een gebruiker met de Finance rol.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met de Finance rol.
Navigeer in het linker menu naar Creditcards. Je bevindt je nu in het creditcards overzicht.
Klik rechtsboven in het scherm op Statement uploaden
Vul de start- en einddatum in. Als startdatum dient de datum van de eerste transactie geselecteerd te worden en als einddatum de datum van de laatste transactie. Dit is belangrijk omdat het systeem voor de automatische matching kijkt naar alle declaraties in de de ‘Verwerk declaraties’ tab met deze datum range.
Indien een creditcard wordt gebruikt door 1 gebruiker kan er een gebruiker worden geselecteerd middels het Gebruikers veld. Als meerdere gebruikers de kaart gebruiken dien je alle gebruikers die documenten aanleveren voor dit statement hier in te vullen.
Tot slot kan het statement in PDF formaat worden geüpload en kan het statement middels de Statement uploaden knop worden toegevoegd aan de lijst met creditcard statements.
Klik op een creditcard statement in het overzicht. Je ziet nu een lijst met alle afboeking transacties van het creditcard statement. Creditcard transacties die door het systeem automatisch gematched zijn aan declaraties uit de "Verwerk declaraties" tab krijgen een grijze kleur.
Indien de matching nog niet automatisch heeft plaatsgevonden kan dit handmatig worden gedaan door op Koppel regel te klikken. Je krijgt hier vervolgens een lijst te zien met de declaraties die zijn ingediend door medewerkers die gekoppeld zijn aan dit statement in het geselecteerde datum bereik (zie stap 1).
Tip: Indien een declaratie wel is ingediend, maar niet in dit lijstje terugkomt controleer dan het datum veld en het gebruikersveld van stap 1.
Tip: De aflettering in de creditcard module fungeert als hulpmiddel ter waarborging van de volledig van de creditcard registratie. Het boeken van declaraties die betaalt zijn met een creditcard wordt toegelicht in dit artikel.
Let op: deze actie is alleen mogelijk voor een gebruiker met de Finance rol.
Om te beginnen
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met de Finance rol.
Navigeer in het linker menu naar Creditcards. Je bevindt je nu in het creditcards overzicht.
Creditcard statement uploaden
Klik rechtsboven in het scherm op Statement uploaden
Vul de start- en einddatum in. Als startdatum dient de datum van de eerste transactie geselecteerd te worden en als einddatum de datum van de laatste transactie. Dit is belangrijk omdat het systeem voor de automatische matching kijkt naar alle declaraties in de de ‘Verwerk declaraties’ tab met deze datum range.
Indien een creditcard wordt gebruikt door 1 gebruiker kan er een gebruiker worden geselecteerd middels het Gebruikers veld. Als meerdere gebruikers de kaart gebruiken dien je alle gebruikers die documenten aanleveren voor dit statement hier in te vullen.
Tot slot kan het statement in PDF formaat worden geüpload en kan het statement middels de Statement uploaden knop worden toegevoegd aan de lijst met creditcard statements.
Creditcard statement afletteren
Klik op een creditcard statement in het overzicht. Je ziet nu een lijst met alle afboeking transacties van het creditcard statement. Creditcard transacties die door het systeem automatisch gematched zijn aan declaraties uit de "Verwerk declaraties" tab krijgen een grijze kleur.
Indien de matching nog niet automatisch heeft plaatsgevonden kan dit handmatig worden gedaan door op Koppel regel te klikken. Je krijgt hier vervolgens een lijst te zien met de declaraties die zijn ingediend door medewerkers die gekoppeld zijn aan dit statement in het geselecteerde datum bereik (zie stap 1).
Tip: Indien een declaratie wel is ingediend, maar niet in dit lijstje terugkomt controleer dan het datum veld en het gebruikersveld van stap 1.
Bijgewerkt op: 11/01/2023
Dankuwel!