Hoe kan ik declaraties exporteren?
Klippa voorziet je van verschillende soorten exports die je bijvoorbeeld kan gebruiken voor de verwerking in de administratie. We ondersteunen exports in XLSX, CSV, PDF, UBL en XML (niet standaard beschikbaar, neem hiervoor contact op met jouw account manager).
Tip: Lees in dit artikel hoe je een export template maakt.
Tip: Lees in dit artikel hoe je een automatisch export instelt.
Let op: Als je een boeking hebt gedaan en je wilt boekingsgegevens exporteren kan dit niet via de geboekte declaratie zelf. Je moet dan gebruik maken van Integratie Boekhouding. Dit is een aparte module en je kan deze herkennen aan het menu item “Integratie boekhouding”. Lees in dit artikel hoe je boekingsgegevens exporteert.
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Verwerk declaraties. In de "to do" lijst zie je een overzicht van goedgekeurde declaraties die klaarstaan om te worden geëxporteerd.
Tip: Zie jij ook declaraties die nog niet geëxporteerd dienen te worden? Gebruik de Filters knop rechts boven en filter op de status "Goedgekeurd". Je overzicht bevat dan alleen goedgekeurde declaraties.
Tip: Zet de kolom "Laatst geëxporteerd" aan zodat je kan zien of de declaratie al is geëxporteerd. Dit doe je door op het tandwieltje te klikken rechtsboven in de tabel en de kolom aan te zetten.
De goedgekeurde declaraties kun je vervolgens in bulk selecteren waarna het "Acties" menu zal uitklappen. In het uitgeklapte menu vind je de optie om te exporteren.
Als je op Exporteren hebt geklikt, opent een nieuw scherm waar je het gewenste bestandsformaat kunt selecteren, een template kan kiezen of zelf kan bepalen welke kolommen je wil exporteren.
Tip: Sla de opmaak van je export op als template, zodat je dit de volgende keer niet opnieuw hoeft te doen. Dit doe je door de optie Sla op als nieuwe template aan te zetten. Je kan ook de optie Kolominstellingen opslaan aan zetten, dan maak je geen template aan maar blijven de instellingen wel staan voor de volgende keer dat je exporteert.
Tip: Gebruik de kolom “Document URL” zodat je het document in Klippa terug kan vinden.
Tip: Deel de export per mail met jezelf of iemand anders door in het veld Delen met één of meerdere e-mailadressen in te vullen.
Klik vervolgens op Exporteren onderaan het scherm.
Om het geëxporteerde bestand direct te downloaden klik je op de link die je vervolgens ziet verschijnen.
Tip: Als je geen boekhoudpakket hebt gekoppeld, kan het handig zijn om de geëxporteerde declaraties op status "Verwerkt" te zetten zodat de bonnen verdwijnen uit je "todo" overzicht.
Let op: Afhankelijk van de drukte op de server en de grootte van je export, kan het soms voorkomen dat een export wat langer duurt dan je van ons gewend bent. We proberen te allen tijde je export zo snel mogelijk gereed te hebben en delen dit met je per e-mail.
Tip: Wil je weten hoe je facturen exporteert? Lees dan dit artikel.
Tip: Lees in dit artikel hoe je een export template maakt.
Tip: Lees in dit artikel hoe je een automatisch export instelt.
Let op: Als je een boeking hebt gedaan en je wilt boekingsgegevens exporteren kan dit niet via de geboekte declaratie zelf. Je moet dan gebruik maken van Integratie Boekhouding. Dit is een aparte module en je kan deze herkennen aan het menu item “Integratie boekhouding”. Lees in dit artikel hoe je boekingsgegevens exporteert.
Zorg dat je bent ingelogd in de Klippa Web App.
Navigeer in het linker menu naar Verwerk declaraties. In de "to do" lijst zie je een overzicht van goedgekeurde declaraties die klaarstaan om te worden geëxporteerd.
Tip: Zie jij ook declaraties die nog niet geëxporteerd dienen te worden? Gebruik de Filters knop rechts boven en filter op de status "Goedgekeurd". Je overzicht bevat dan alleen goedgekeurde declaraties.
Tip: Zet de kolom "Laatst geëxporteerd" aan zodat je kan zien of de declaratie al is geëxporteerd. Dit doe je door op het tandwieltje te klikken rechtsboven in de tabel en de kolom aan te zetten.
De goedgekeurde declaraties kun je vervolgens in bulk selecteren waarna het "Acties" menu zal uitklappen. In het uitgeklapte menu vind je de optie om te exporteren.
Als je op Exporteren hebt geklikt, opent een nieuw scherm waar je het gewenste bestandsformaat kunt selecteren, een template kan kiezen of zelf kan bepalen welke kolommen je wil exporteren.
Tip: Sla de opmaak van je export op als template, zodat je dit de volgende keer niet opnieuw hoeft te doen. Dit doe je door de optie Sla op als nieuwe template aan te zetten. Je kan ook de optie Kolominstellingen opslaan aan zetten, dan maak je geen template aan maar blijven de instellingen wel staan voor de volgende keer dat je exporteert.
Tip: Gebruik de kolom “Document URL” zodat je het document in Klippa terug kan vinden.
Tip: Deel de export per mail met jezelf of iemand anders door in het veld Delen met één of meerdere e-mailadressen in te vullen.
Klik vervolgens op Exporteren onderaan het scherm.
Om het geëxporteerde bestand direct te downloaden klik je op de link die je vervolgens ziet verschijnen.
Tip: Als je geen boekhoudpakket hebt gekoppeld, kan het handig zijn om de geëxporteerde declaraties op status "Verwerkt" te zetten zodat de bonnen verdwijnen uit je "todo" overzicht.
Let op: Afhankelijk van de drukte op de server en de grootte van je export, kan het soms voorkomen dat een export wat langer duurt dan je van ons gewend bent. We proberen te allen tijde je export zo snel mogelijk gereed te hebben en delen dit met je per e-mail.
Tip: Wil je weten hoe je facturen exporteert? Lees dan dit artikel.
Bijgewerkt op: 11/01/2023
Dankuwel!