Getting started: Creditcard module
Let op: de acties in dit artikel zijn alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.
In dit helpdesk artikel leggen wij uit hoe de beheeromgeving ingericht dient te worden om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de creditcard module.
De creditcard module is een add-on op de declaratie module van Klippa SpendControl. Naast het indienen van onkostendeclaraties die zijn voorgeschoten door een medeweker, kan een medewerker ook bonnen & inkoopfacturen indienen die met een zakelijke creditcard zijn betaald. Klippa gebruikers met een Finance rol kunnen maandelijks de creditcard statements van de creditcards uploaden in de creditcard module, waarna de creditcard transacties automatisch worden afgeletterd tegen de ingediende bonnen en facturen.
Belangrijk: De creditcard module is gekoppeld aan de declaratie module en niet aan de inkoopfacturen module.
Door betaalmethoden te configureren worden medewerkers in staat gesteld aan te geven of een declaratie privé is voorgeschoten of met een zakelijke creditcard is betaald. Dit stel je als volgt in:
Let op: deze actie is alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Navigeer nu naar Betaalmethoden. Je bevindt je nu in de instellingen van de betaalmethoden.
Klik rechtsboven op Toevoegen, je kunt nu een betaalmethode toevoegen. Middels de Naam, Code en Omschrijving velden kan relevante informatie worden getoond aan medewerkers die een betaalmethode dienen te selecteren tijdens het indienen van een declaratie. Middels de groepen bepaal je welke gebruikersgroepen een aangemaakte betaalmethode zien. Vergeet tot slot niet de Betaalmethode op Actief te zetten.
Belangrijk: Het is aan te raden één betaalmethode aan te maken voor declaraties die privé zijn voorgeschoten en deze te koppelen aan de groep Alle gebruikers. Daarnaast is het aan te raden een separate betaalmethode aan te maken per creditcard en deze te koppelen aan de gebruikersgroep die de betaalmethode dient te zien (lees; de desbetreffende creditcard gebruikt). In dit artikel lees je hoe je gebruikers toe kan voegen aan groepen. Als je het veld "groepen" leeg laat, kan niemand deze betaalmethode kiezen.
Wanneer je alle velden hebt ingevuld klik je op Toevoegen.
Let op: Zie je bij het indienen van een creditcard declaratie niet de optie om voor een betaalmethode te kiezen? Check dan of de optie "Betaalinfo" aan staat in je zakelijke instellingen.
De goedgekeurde declaraties met de betaalmethode creditcard dienen te worden geboekt op een creditcard boekhoud relatie in het boekhoudpakket. Het is hier aan te raden een boekhoud relatie per creditcard aan te maken. Bij de maandelijkse afschrijving van de creditcard via de bank, kunnen de openstaande inkoopboekingen efficiënt worden afgeletterd tegen de bankafschrijving.
Tip: Benieuwd naar hoe je declaraties die betaald zijn met een credit card kunt indienen? Lees dan dit artikel
In dit helpdesk artikel leggen wij uit hoe de beheeromgeving ingericht dient te worden om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de creditcard module.
De creditcard module is een add-on op de declaratie module van Klippa SpendControl. Naast het indienen van onkostendeclaraties die zijn voorgeschoten door een medeweker, kan een medewerker ook bonnen & inkoopfacturen indienen die met een zakelijke creditcard zijn betaald. Klippa gebruikers met een Finance rol kunnen maandelijks de creditcard statements van de creditcards uploaden in de creditcard module, waarna de creditcard transacties automatisch worden afgeletterd tegen de ingediende bonnen en facturen.
Belangrijk: De creditcard module is gekoppeld aan de declaratie module en niet aan de inkoopfacturen module.
Instellen betaalmethoden
Door betaalmethoden te configureren worden medewerkers in staat gesteld aan te geven of een declaratie privé is voorgeschoten of met een zakelijke creditcard is betaald. Dit stel je als volgt in:
Let op: deze actie is alleen mogelijk voor een gebruiker met admin rechten.
Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Navigeer nu naar Betaalmethoden. Je bevindt je nu in de instellingen van de betaalmethoden.
Klik rechtsboven op Toevoegen, je kunt nu een betaalmethode toevoegen. Middels de Naam, Code en Omschrijving velden kan relevante informatie worden getoond aan medewerkers die een betaalmethode dienen te selecteren tijdens het indienen van een declaratie. Middels de groepen bepaal je welke gebruikersgroepen een aangemaakte betaalmethode zien. Vergeet tot slot niet de Betaalmethode op Actief te zetten.
Belangrijk: Het is aan te raden één betaalmethode aan te maken voor declaraties die privé zijn voorgeschoten en deze te koppelen aan de groep Alle gebruikers. Daarnaast is het aan te raden een separate betaalmethode aan te maken per creditcard en deze te koppelen aan de gebruikersgroep die de betaalmethode dient te zien (lees; de desbetreffende creditcard gebruikt). In dit artikel lees je hoe je gebruikers toe kan voegen aan groepen. Als je het veld "groepen" leeg laat, kan niemand deze betaalmethode kiezen.
Wanneer je alle velden hebt ingevuld klik je op Toevoegen.
Let op: Zie je bij het indienen van een creditcard declaratie niet de optie om voor een betaalmethode te kiezen? Check dan of de optie "Betaalinfo" aan staat in je zakelijke instellingen.
Aanmaken boekhoud relaties in boekhoudpakket
De goedgekeurde declaraties met de betaalmethode creditcard dienen te worden geboekt op een creditcard boekhoud relatie in het boekhoudpakket. Het is hier aan te raden een boekhoud relatie per creditcard aan te maken. Bij de maandelijkse afschrijving van de creditcard via de bank, kunnen de openstaande inkoopboekingen efficiënt worden afgeletterd tegen de bankafschrijving.
Tip: Benieuwd naar hoe je declaraties die betaald zijn met een credit card kunt indienen? Lees dan dit artikel
Bijgewerkt op: 12/08/2024
Dankuwel!