Getting started: Creditcard module
In dit helpdesk artikel leggen wij uit hoe de beheeromgeving ingericht dient te worden om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de creditcard module.
De creditcard module is een add-on op de declaratie module van Klippa SpendControl. Naast het indienen van onkostendeclaraties die zijn voorgeschoten door een medeweker, kan een medewerker ook bonnen & inkoopfacturen indienen die met een zakelijke creditcard zijn betaald. Klippa gebruikers met een Finance rol kunnen maandelijks de creditcard statements van de creditcards uploaden in de creditcard module, waarna de creditcard transacties automatisch worden afgeletterd tegen de ingediende bonnen en facturen.
Instellen betaalmethoden
Door betaalmethoden te configureren worden medewerkers in staat gesteld aan te geven of een declaratie privé is voorgeschoten of met een zakelijke creditcard is betaald. Dit stel je als volgt in:
- Zorg dat je met je account bent ingelogd in de Klippa Web App als een gebruiker met "admin" rechten.
- Navigeer in het linker menu naar Instellingen en vervolgens Zakelijk. Navigeer nu naar Betaalmethoden. Je bevindt je nu in de instellingen van de betaalmethoden.
- Klik rechtsboven op Toevoegen, je kunt nu een betaalmethode toevoegen. Middels de Naam, Code en Omschrijving velden kan relevante informatie worden getoond aan medewerkers die een betaalmethode dienen te selecteren tijdens het indienen van een declaratie. Middels de groepen bepaal je welke gebruikersgroepen een aangemaakte betaalmethode zien. Vergeet tot slot niet de Betaalmethode op Actief te zetten.
- Wanneer je alle velden hebt ingevuld klik je op Toevoegen.
Aanmaken boekhoud relaties in boekhoudpakket
De goedgekeurde declaraties met de betaalmethode creditcard dienen te worden geboekt op een creditcard boekhoud relatie in het boekhoudpakket. Het is hier aan te raden een boekhoud relatie per creditcard aan te maken. Bij de maandelijkse afschrijving van de creditcard via de bank, kunnen de openstaande inkoopboekingen efficiënt worden afgeletterd tegen de bankafschrijving.
Bijgewerkt op: 12/08/2024
Dankuwel!