Met de Finance rol in Klippa kun je declaraties indienen, accorderen en verwerken in de boekhouding. In deze handleiding leggen we je in drie stappen uit hoe dat werkt.

Deel 1) Het indienen van een declaratie

Je kunt op meerdere manieren declaraties indienen via Klippa. Papieren bonnetjes en op papier ontvangen facturen kun je het beste scannen met de Klippa App. Digitaal ontvangen documenten kun je tevens uploaden in de Klippa App, maar deze kun je ook via de Web App declareren. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je dit kunt doen.

Declareren via de Klippa App



Stap 1) Open de Klippa app op je mobiele apparaat en log in met je gegevens.

Stap 2) Nu je bent ingelogd zie je een overzicht van al jouw bonnetjes. Om een nieuwe bon te scannen druk je onderin op maak foto. Indien je een document al digitaal hebt, kun je in plaats van maak foto op + drukken en doorgaan naar stap 4.

Stap 3) Je kunt nu met de camera een bon scannen. Klik vervolgens op het pijltje rechtsonder in het scherm om door te gaan en druk op opslaan.

Stap 4) Vul de nodige gegevens in en druk nogmaals op opslaan en indienen. Jouw bonnetje is nu ingediend als declaratie! Met behulp van statusupdates houden we je op hoogte van de voortgang van je declaratie.

Let op: de bongegevens hoef je niet in te vullen, die herkennen wij!

Declareren via de Web App

Stap 1) Ga in het Klippa overzicht van de webapp (https://app.klippa.com/) naar 'Mijn Klippa'.

Stap 2) Klik rechtsbovenin het scherm op de groene knop met + Toevoegen.



Stap 3) Selecteer het bestand op je computer dat je wilt toevoegen en vul de nodige velden in. Druk vervolgens op Indienen en opslaan.


Stap 4) Je declaratie is nu succesvol ingediend. Met behulp van statusupdates houden we je op hoogte van de voortgang van je declaratie.



Deel 2) Het accorderen van ingediende declaraties



1) Log in met je Klippa account op: https://app.klippa.com/#/login

2) Je bevindt je nu in jouw persoonlijke Klippa omgeving. Klik op zakelijk en vervolgens declaraties in het menu aan de linkerkant van je scherm

3) Je ziet nu een overzicht van alle bonnetjes. Klik op het kopje goedgekeurd om alle goedgekeurde declaraties te zien

4) Selecteer een declaratie en druk op opslaan of opslaan en boeken. De declaratie bevindt zich nu onder de status die je hebt meegeven.

Opslaan en boeken is alleen mogelijk wanneer er een directe koppeling met het boekhoudpakket is.
Tip: het accorderen van declaraties is ook mogelijk in de mobiele app > Hoe accordeer ik bonnen in de Klippa app?

Deel 3) Het verwerken van de kosten in je boekhoudsysteem

De verwerking van goedgekeurde declaraties kan op twee manieren en is afhankelijk van een koppeling met je boekhoudpakket. Beide mogelijkheden bespreken we.



Verwerken met boekhoudkoppeling

1) Ga in het Klippa dashboard naar zakelijk en klik op declaraties

2) In het scherm met declaraties klik je nu op de tab goedgekeurd

3) Je kunt nu één of meerdere goedgekeurde bonnen selecteren. De voorgestelde acties klappen automatisch uit. Klik vervolgens op declaratie(s) boeken om deze te boeken in het gekoppelde boekhoudsysteem

Let op: alleen goedgekeurde bonnen kunnen worden geboekt.

Verwerken zonder boekhoudkoppeling

1) Ga in het Klippa dashboard naar zakelijk en klik op declaraties

2) In het scherm met declaraties klik je nu op de tab goedgekeurd

3) Je kunt nu één of meerdere goedgekeurde bonnen selecteren. De voorgestelde acties klappen automatisch uit en klik vervolgens op exporteren

4) Kies voor .csv als exportformaat en stel indien gewenst de kolommen op de juiste wijze in. Exporteer het bestand en gebruik dit om te importeren in je boekhoudsysteem.

Dit is het einde van de handleiding voor Finance. Mocht je vragen hebben neem gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar!

Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !