Het eerste deel van de handleiding gaat over het inrichten van het account. Met de admin rol in Klippa kun je tevens bonnen indienen, goedkeuren en verwerken in de boekhouding. Deze stappen worden onderaan deze handleiding uitgelegd.

Algemeen

Om van start te gaan met Klippa is het belangrijk de algemene instellingen en standaard voorkeuren goed te zetten. Om dit te doen ga je in het menu aan de linkerkant van het scherm naar Zakelijk en Instellingen.

In dit scherm kun je onder meer de standaard taal wijzigen, de kilometervergoeding instellen, welke valuta je wilt gebruiken en welke OCR (tekstherkenning) modus je van wilt profiteren.

Het synchroniseren van kostenplaatsen, kostendragers, projecten en relaties is alleen mogelijk bij een directe koppeling met het boekhoudpakket (Exact Online, Exact Globe, Twinfield, Informer Online, Visma. net of Odoo).



Koppelingen

Indien je gebruik maakt van Exact Online, Exact Globe, Twinfield, Informer Online, Visma. net of Odoo kun je Klippa koppelen aan je administratie.

Klik daarvoor in het menu aan de linkerkant van scherm op Zakelijk, Instellingen en vervolgens het kopje Koppelingen. Selecteer het door jullie gebruikte boekhoudpakket en vul de nodige velden in.

De standaard boekingswaarden die je invult gebruiken we als we geen slim boekingsvoorstel kunnen maken. We raden je aan om hier de meestgebruikte waarden te selecteren en op te slaan.



Groepen

In Klippa is het handig om groepen aan te maken. Groepen kun je gebruiken om de medewerkers in te verdelen zodat zij alleen relevante info krijgen te zien bij het indienen van declaraties. Hiervoor ga je in het menu aan de linkerkant van het scherm weer naar Zakelijk, Instellingen en vervolgens naar het kopje met Groepen.

Klik rechtsbovenin het scherm op de groene knop met toevoegen erin, vul de naam van de groep en eventueel een naamcode in. Druk vervolgens op aanmaken.



Gebruikers

Nadat je groepen hebt aangemaakt wil je medewerkers uitnodigen en die over de groepen verdelen. Hiervoor ga je in het menu aan de linkerkant van het scherm wederom naar Zakelijk, Instellingen en vervolgens naar het kopje met Gebruikers. Je kunt medewerkers op twee manieren uitnodigen:

Per medewerker: klip op de groene Toevoegen knop rechtsbovenin het scherm en vul alle velden in. Wijzig eventueel de rol van de medewerkers en druk vervolgens op aanmaken.

Zodra je de status 'actief' kiest voor een medewerker wordt hij/zij gelijk uitgenodigd via e-mail.



Als bulk: klik op de groene Importeren knop rechtsbovenin het scherm en upload een .csv of .xlsx bestand met de kolommen in deze volgorde: Naam, E-mail, Titel, IBAN, Status.

Titel = bijvoorbeeld werknemersnummer
Status = 1 voor actief, 0 voor niet actief, standaard waarde is niet actief.

Categorieën

Binnen bedrijven worden verschillende kostensoorten gebruikt om declaraties in de verdelen. Hiervoor is het handig je bonnen in verschillende categorieën te kunnen verdelen zodat je makkelijk bonnen terug kunt vinden en sneller kunt boeken op het juiste grootboek.

Om categorieën toe te voegen ga je in het menu aan de linkerkant van het scherm naar Zakelijk, Instellingen en het kopje Categorieën.

Klik vervolgens rechtsbovenin het scherm op de groene Toevoegen knop en vul de velden naar voorkeur in. Zo kun je bijvoorbeeld de categorie brandstof toewijzen aan medewerkers die in de groep buitendienst zitten. Voor de groep binnendienst is dit niet relevant, omdat zij bijvoorbeeld geen klantbezoeken doen.

De velden vanaf Koppeling zijn alleen beschikbaar indien er een directe koppeling is gelegd met het boekhoudpakket.



Kostenplaatsen

Kostenplaatsen worden gebruikt voor het groeperen of verfijnen van kostensoorten. In Klippa kun je kostenplaatsen gebruiken als afgebakende eenheid om kosten aan toe te rekenen.

Indien je een directe koppeling hebt met je boekhoudpakket en onder Zakelijk en Instellingen, Synchroniseer kostenplaatsen hebt aangevinkt, zie je hier alle kostenplaatsen uit de boekhouding. Vergeet in dit geval niet de verschillende kostenplaatsen toe te wijzen aan je (groepen) medewerkers.

Indien je geen directe koppeling hebt of deze optie niet hebt aangevinkt, kun je de kostenplaatsen handmatig toevoegen op twee manieren:

Toevoegen: Druk op de groene Toevoegen knop rechtsbovenin en vul de velden naar voorkeur in.



Importeren: Druk op de groene Importeren knop rechtsbovenin en en upload een .csv of .xlsx bestand met de kolommen in deze volgorde: Code, Naam, Omschrijving, Groepen (optioneel), Status (optioneel)

Groepen = codes van de groepen (komma-gescheiden)
Status = 1 voor actief, 0 voor niet actief, standaard waarde is actief.

Kostendragers

Kostendragers kun je gebruiken als onderverdeling van de kostenplaatsen en bestaan uit een groep binnen een kostenplaats.

Indien je een directe koppeling hebt met je boekhoudpakket en onder Zakelijk en Instellingen, Synchroniseer kostendragers hebt aangevinkt, zie je hier alle kostendragers uit de boekhouding. Vergeet in dit geval niet de verschillende kostendragers toe te wijzen aan je (groepen) medewerkers.

Indien je geen directe koppeling hebt of deze optie niet hebt aangevinkt, kun je de kostendragers handmatig toevoegen op twee manieren:

Toevoegen: Druk op de groene Toevoegen knop rechtsbovenin en vul de velden naar voorkeur in.



Importeren: Druk op de groene Importeren knop rechtsbovenin en en upload een .csv of .xlsx bestand met de kolommen in deze volgorde: Code, Naam, Omschrijving, Groepen (optioneel), Status (optioneel)

Groepen = codes van de groepen (komma-gescheiden)
Status = 1 voor actief, 0 voor niet actief, standaard waarde is actief.

Projecten

In Klippa kun je projecten gebruiken om bij te houden welke kosten gemaakt zijn voor de verschillende projecten.

Indien je een directe koppeling hebt met je boekhoudpakket en onder Zakelijk en Instellingen, Synchroniseer projecten hebt aangevinkt, zie je hier alle projecten uit de boekhouding. Vergeet in dit geval niet de verschillende projecten toe te wijzen aan je (groepen) medewerkers.

Indien je geen directe koppeling hebt of deze optie niet hebt aangevinkt, kun je de projecten handmatig toevoegen op twee manieren:

Toevoegen: Druk op de groene Toevoegen knop rechtsbovenin en vul de velden naar voorkeur in.



Importeren: Druk op de groene Importeren knop rechtsbovenin en en upload een .csv of .xlsx bestand met de kolommen in deze volgorde: Code, Naam, Omschrijving, Groepen (optioneel), Status (optioneel)

Groepen = codes van de groepen (komma-gescheiden)
Status = 1 voor actief, 0 voor niet actief, standaard waarde is actief.

_______________________________________________________________________________


Met de admin rol in Klippa kun je declaraties indienen, accorderen en verwerken in de boekhouding. In deze handleiding leggen we je in drie stappen uit hoe dat werkt.

Het indienen van een declaratie



De bongegevens hoef je niet in te vullen, die herkennen wij!

Het accorderen van ingediende declaraties



Let op: Opslaan en boeken is alleen mogelijk wanneer er een directe koppeling met het boekhoudpakket is.

Tip: het accorderen van declaraties is ook mogelijk in de mobiele app > Hoe accordeer ik bonnen in de Klippa app?

Het verwerken van de kosten in je boekhouding



Dit is het einde van de handleiding voor admins. Mocht je vragen hebben neem gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar!

Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !